657 - DPI - Gestionnaire de demandes d'interventions

Le titulaire du poste aura pour mission en binôme avec son collègue :

• la gestion des demandes d'intervention
• la rédaction et le suivi des bons de commandes,
• l'accompagnement pour la gestion des factures
• la programmation des badges d'accès aux bâtiments de la Collectivité
• la gestion des bips, et autres télécommandes permettant l'accès aux sites
• l'accueil physique et télephonique du service

Gestion des demandes d'intervention :

Gérer l'ensemble des demandes d'intervention, créer les demandes dans la base de données et les orienter vers le service et le technicien référent, envoyer une réponse au site concerné

Préparer, à partir de la proposition d'un technicien, la commande à une entreprise en indiquant tous les éléments budgétaires et comptables nécessaires à la commande sela la cohérence netre le devis et les marchés publics

 Vérifier la disponibilité des crédits et proposer une demande de mutation, si besoin

 Renseigner la base de données SIG permettant de compléter de toutes les informations nécessaires pour l'historique de l'entretien du patrimoine ainsi que les tableaux de bord de suivi.

Envoyer le bon de commande signé pour que l'engagement comptable soit réservé

S'assurer que l'engagement des bons de commandes soit réalisés dans les temps impartis

 A la réception de l'engagement, enregistrer les bons, enregistrer dans le SIG ou le tableau de suivi des interventions

 Suivre les engagements des bons de commandes et relancer la Direction des Finances

 Mettre en concordance les demandes d'intervention avec le suivi des bons de commande

Gestion les systèmes d’accès aux bâtiments (badges, bips et autres télécommandes)

Assurer la gestion des droits d'accès (horaires, jours, ..) selon les consignes émises par la hiérarchie et effectuer la programmation des badges en conséquence.

Accompagner la gestion des factures

A partir d'un relevé régulier des factures en attente de validation dans le logiciel, relever la liste des pièces manquantes

Faire une recherche des pièces manquantes auprès des techniciens concernés

Une fois les pièces retrouvées, les rattacher au dossier de la facture afin que le technicien procède à la validation de cette dernière

 Assurer la gestion et le suivi des factures en soutien du technicien

 participer au nettoyage des engagements financiers pour contribuer à la gestion des crédits, faire le point régulièrement sur les crédits disponibles

Assurer la rédaction d'un document justificatif accompagnant le dossier de la facture dans le cadre où un complément d'information serait nécessaire à l'avancement du dossier

Baccalauréat à Baccalauréat + 2 compatbilité gestion

Maitrise en comptabilité publique et gestion financière

Maitrise des logiciels courants : excel, word, outlook

Connaissance souhaitée dans le logiciel comptable Grand Angle

Rigeur administrative et comptable

 Capacités à gérer les urgences et les prioriser

Communication aisée, à l'oral comme à l'écrit

 Techniques de secrétariat