Agent d'accueil

Missions Principales - Accueillir, orienter et renseigner le public - Participer à l’organisation et aux activités du service Spécificités du Poste ₋Travail en bureau et est amenée à se déplacer ₋Devoir de réserve, sens du service public, assiduité, ponctualité, rigueur ₋Relation directe et permanente avec la population ₋Tenue vestimentaire correcte ₋Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risque de tension dans la relation au public ₋Pics d’activités liés aux périodes électorales, de recensement, rentrées scolaires et examen, etc. ₋Information de la hiérarchie en cas d’absence hors du département ₋Moyens mis à disposition : téléphone, fax, ordinateur, internet ₋Formations à prévoir dans le cadre du plan de développement des compétences

Principales Attributions / Activités Spécifiques Missions et Activités principales : ₋Accueillir le public avec amabilité ₋Accueillir et présenter les nouveaux arrivants ₋Renseigner le public sur place et téléphoniquement ₋S’exprimer clairement et reformuler les demandes ₋Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ₋Conserver neutralité et objectivité face aux situations ₋Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité ₋Orienter le public vers les services, institutions et/ou organismes compétents ₋Distribuer des imprimés, procéder à l’affichage divers Activités spécifiques : -Assurer la gestion des demandes de la population -Délivrer des documents administratifs -Accompagner et introduire des visiteurs -Participer à des missions de réception -Gérer un planning de réservation -Aider à rédiger des documents administratifs -Appliquer des consignes de sécurité relative à la sécurité des personnes, des biens et des locaux Répondre à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s’inscrivant dans le cadre des missions Autonomie et responsabilité ₋Réactivité adaptée au contexte, avec une capacité de prise de décision pouvant être limitée selon les situations ₋Activités définies et contrôlées par le supérieur hiérarchique ₋Autonomie relative dans la gestion des relations avec les usagers ₋Un accueil peut aimable peut nuire à l’image de la collectivité ₋Les erreurs d’exécution peuvent avoir des incidences sur le fonctionnement de la collectivité et du service, et entraîner la responsabilité administrative et pénale de l’agent

Compétences et qualités requises Compétences de base : ₋S’adapter aux publics de cultures différentes ₋Technique d’accueil ₋Connaissances liées à l’environnement territorial ₋Règles de communication ₋Techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée) ₋Maîtrise de soi ₋Dynamisme ₋Maîtrise de l’outil informatique, Internet ₋Outil de planification et suivi ₋Maitrise la manipulation du standard téléphonique ₋Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques Compétences transversales ₋Communiquer efficacement ₋Avoir une bonne présentation ₋Gérer le stress et les publics difficiles