AGENT D'ACCUEIL - ETAT CIVIL

Sous l’autorité de la Responsable du service population, dans une équipe composée de 2 autres agents, vous serez chargé d’accueillir, orienter et renseigner le public. Vous établirez les actes et répondrez aux demandes d’État civil. Parmi ses autres fonctions, l’agent d’accueil et d’état civil prend en charge la gestion du courrier postal et réceptionné par la commune.

Le service est ouvert du lundi au samedi matin avec une rotation entre les mercredis matins et les samedis matin, 1 semaine sur 2 (planning lissé sur l'année). Les missions sont diverses et variées, à savoir : Accueil du public : · Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone : identifier et gérer la demande et son degré d’urgence : capacité d’écoute ; · Renseigner sur l’organisation des services de la commune ; · Orienter le public vers les services ou organismes compétents ; · Accompagner les visiteurs ; · Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers) ; · Gérer l’affichage d’informations ; · Noter et transmettre les messages aux les différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet. Gestion du courrier : Gestion du courrier arrivé (postal et électronique) : · Courrier postal : pré-trier et enregistrer le courrier postal, scanner et assurer la diffusion auprès des différents services ; affranchir le courrier départ et effectuer les déposes en bureaux de poste en fin de journée. · Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire. Gestion des réclamations : · Noter les réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation et transmettre au service compétent la réclamation pour traitement ; Etat-Civil : · Tenue et mise à jour des registres d’état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales…) · Délivrance des actes d’état-civil, livret de famille · Participation aux célébrations de mariage · Constitution et élaboration des dossiers de mariage, de PACS, de changement de prénom et de nom, rectification matérielle · Transmission des données à l’INSEE et l’ARS · Recherches généalogiques Cimetières : · Constitution de la base de données et mise en place du logiciel cimetière, · Enregistrement des concessions (achat, renouvellement, reprise), · Autorisation funéraire, · Création et mise à jour du règlement des cimetières, · Suivi sur place de l’état des concessions et des travaux d’inhumations. Affaires générales : · Prise de rendez-vous CNI/Passeport, · Instruire et délivrer les demandes de Carte Nationale d’Identité et de passeports, · Procéder au recensement militaire (physique et dématérialisé) pour la journée, Défense et Citoyenneté et transmission trimestriel (PECOTO), · Enregistrement et suivi des attestations d’accueil, · Légalisation de signature · Gestion des locations de salle : planning, réservation, enregistrement des encaissement sur la plateforme DGFIP,. Associations : · Suivi des dossiers, planning et demandes des associations. Elections : · Etude des circulaires et mise en application · Suivi des listes électorales · Echange d’information avec l’INSEE et la Préfecture · Participation aux commissions de révision des listes électorales. · Organisation des élections (préparation, tenue du bureau centralisateur, dépouillement, centralisation des résultats).

• Expérience significative sur un poste similaire • Expérience et connaissance générale en état civil • Sens du service public et du travail en équipe • Rigueur et organisation • Qualités relationnelles, d’écoute et discrétion • Maîtrise des outils informatiques de bureautique • Connaissance des logiciels métiers Berger Levrault appréciée (état civil, cimetière…)