Agent de gestion administrative

La Ville d’Angers recrute pour sa Direction Relation aux Usagers un agent de gestion administrative (F/H)

Vous accompagnez les usagers dans la réalisation et la délivrance de démarches administratives, situé à l’Hôtel de ville de la mairie d’Angers, au sein de la Direction Relation aux Usagers.

Placé sous l’autorité hiérarchique du responsable du service démarches administratives, vous interviendrez au sein de la direction dont les deux missions principales sont :

Accompagnez les usagers au guichet sur leurs démarches administratives (délivrance d’information, de prestations administratives et de vie quotidienne), environ 80% du poste :

• Accueillir, renseigner, établir et gérer les demandes des cartes nationales d’identité (CNI) et des passeports. (Instruire les dossiers de demandes - Vérifier l’authenticité des pièces et contrôler la conformité des dossiers, suivre les demandes concernant les dossiers de titre d’identité (lien entre la Préfecture et les usagers), réceptionner, enregistrer et classer les titres d’identité – assurer la remise des titres aux usagers)
• Etablir les attestations d’accueil et en assurer le suivi et la remise
• Assurer les prestations électorales et du recensement citoyen.
• Délivrer les cartes de vie quotidienne (carte A'tout, carte Partenaires)
• Accompagner les usagers dans l'accomplissement de démarches administratives et de faciliter leurs accès aux services de la ville, notamment l'e-administration.

Assurer les prestations en back office (accueil téléphonique, gestion des demandes dématérialisées et courrier), environ 20% du poste :

• Gestion et mise à jour des demandes d'actes d'état civil dématérialisées et courrier
• Réceptionner les appels téléphoniques, fixer des rendez-vous pour le dépôt des dossiers, informer les personnes souhaitant des renseignements, aider le public à constituer les dossiers (par téléphone ou sur place en leur dressant une liste personnalisée des pièces à fournir).
• Traiter les formalités administratives (certificat, légalisation, demande d’actes)

Avec une motivation particulière pour les métiers de contact et une forte expérience de la relation aux usagers vous avez le sens de la communication et de l’écoute active.

Vous disposez d’une capacité d’adaptation et une bonne maîtrise de vous-même en toutes circonstances.

Rigoureux et discret vous saurez garantir la sécurité des prestations que vous devrez délivrer ainsi que de la protection des données des usagers.

Vous savez être autonome et prendre des initiatives tout en étant transparent avec votre hiérarchie et en assurant un reporting. Apprécié pour votre sens du travail en équipe, vous savez être collaboratif.

Curieux et responsable, vous cherchez à progresser et développer des compétences au service de la qualité du service aux usagers.

Savoirs faire :

• Forte expérience de la relation usagers
• Maîtrise de l’outil informatique numérique (outils collaboratifs appréciés)
• Respect des échéances, des procédures et règles juridiques
• Garant de la sécurité des prestations et la protection des données des usagers
• Appétence pour les démarches administratives nécessaire
• Organisation et méthodologie

Savoirs êtres :

• Aisance relationnelle et écoute active avec tous types d’usagers
• Capacité d’adaptation
• Maîtrise de soi en toutes circonstances
• Sens du travail en équipe
• Esprit collaboratif
• Rigoureux et discret