Agent du bureau des mentions et livrets de famille (h/f)

Vous rejoindrez le service État Civil et Titres d’Identité de la Direction de la Citoyenneté et des Services à la Population. Ce service assure l’accueil du public et la gestion des rendez-vous, la délivrance des actes de l’état civil (actes dressés ou transcrits, reconnaissances), la gestion des cérémonies de mariage, baptême et PACS, ainsi que l’établissement de titres d’identité et de diverses formalités. Il collabore également avec les partenaires extérieurs tels que le Parquet, les entreprises de pompes funèbres, les hôpitaux, maternités ou généalogistes.

Chaque jour, vous contribuerez à accompagner les administrés dans des moments importants de leur vie, en facilitant leurs démarches et en offrant un accueil de qualité.

• Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique du public et fournirez toutes les informations nécessaires ;
• Vous traiterez les formalités relatives aux mentions marginales sur les actes dressés à Nice : vous analyserez les documents reçus (avis de mention, jugements, actes de notoriété), les enregistrerez informatiquement et manuscritement sur les registres, établirez des avis de mentions extérieures, des courriers aux administrations, aux administrés et aux professionnels, ainsi que des demandes de rectification d’actes ;
• Vous mettrez à jour les tableaux statistiques, effectuerez le classement et informerez régulièrement la hiérarchie de l’activité de la mission ;
• Vous assurerez également les formalités relatives à l’établissement ou à la mise à jour des livrets de famille : vous produirez les livrets à l’aide du logiciel SIECLE, recueillerez et saisirez les informations, contrôlerez les pièces, relirez les actes, gérerez les relations avec les autres mairies et administrés, et garantirez la complétude des livrets ;
• Vous mettrez à jour les livrets existants, suivrez le tableau de suivi, effectuerez les statistiques, classerez les documents et informerez régulièrement la hiérarchie. Vous répondrez aux mails de la boîte générique concernant les mentions et les livrets, et vous entretiendrez vos connaissances et procédures dans les domaines de la réglementation de l’état civil, de l’accueil et des applications informatiques ;
• Vous participerez occasionnellement à l’accueil du public et des généalogistes en assurant la surveillance et la sécurisation des registres en l’absence de l’archiviste : vous contrôlerez l’identité et l’habilitation des personnes, tiendrez une main courante pour la traçabilité et veillerez au respect de la réglementation concernant la consultation des registres et tables décennales ;
• Vous participerez aux cérémonies de mariage, y compris les permanences le samedi, et prendrez la parole en salle pour la lecture de l’acte ;
• Vous assurerez également l’accueil des usagers pour fournir des informations, prendre des rendez-vous et délivrer des actes ou formalités rapides.

Enfin, vous exercerez une polyvalence sur les missions au sein des différents services de la Direction et assurerez une polyvalence géographique selon les besoins.

Ce poste est fait pour vous si :

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau CAP/BEP à Bac Pro dans les métiers du secrétariat et/ou de l’action administrative et de la communication ;
• Vous avez des connaissances en droit civil et maîtrisez les procédures administratives ;
• Vous accueillez le public avec courtoisie et diplomatie ;
• Vous savez temporiser les comportements agressifs et faites preuve de fermeté ;
• Vous analysez et traitez les demandes avec rigueur et efficacité ;
• Vous organisez votre travail, respectez les délais et utilisez les logiciels métiers ;
• Vous êtes disponible, discret, polyvalent et appréciez le travail en équipe.

Et c’est un vrai plus si : Vous justifiez d’une expérience dans le domaine administratif, idéalement en lien avec l’accueil du public et l’instruction de dossiers.

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.