Agent en charge de la Vie Associative et de l'Evènementiel (h/f)

Sous la responsabilité de la Directrice du pôle Jeunesse, Sports, Vie Associative, Évènementiel

• Gestion administrative et financière du service Vie Associative et Évènementiel,
• Élaboration des plannings d’utilisation des salles municipales,
• Élaboration des documents de suivi (convention, règlement intérieur…),
• Pilotage des évènements organisés par la commune (Fête de L’Étang la Ville, Forum des associations, Fête de Noël…),

VIE ASSOCIATIVE :

Sous l’autorité et en lien étroit avec la Directrice du pôle Jeunesse, Sports, Vie Associative et Évènementiel, vous aurez en charge :

• L’élaboration du planning d’utilisation des équipements communaux mis à disposition,
• La gestion des demandes d’utilisation exceptionnelle,
• L’élaboration de l’ensemble des documents relatifs à cette utilisation (convention, R.I…),
• L’interface entre les demandes des associations, les contraintes des services municipaux et les décisions politiques,
• L’organisation d’une réunion annuelle de type bilan en présence de l’élu de secteur et des Présidents d’association,
• Le pilotage du suivi des demandes de subvention (définition des critères, étude des demandes, notification…),

EVENEMENTIEL :

Sous l’autorité et en lien étroit avec la Directrice du pôle Jeunesse, Sports, Vie Associative et Évènementiel, vous aurez en charge :

• L’élaboration et la mise à jour d’un calendrier annuel des évènements,
• La coordination administrative et opérationnelle des évènements municipaux (création d’outils type rétroplanning),
• La sollicitation des différentes institutions notamment dans le cadre de la recherche de partenariat,
• D’initier et d’expérimenter de nouvelles actions visant à contribuer au rayonnement local,
• L’organisation d’évènements visant à améliorer la cohésion et à rapprocher les équipes (Soirée du personnel, Vœux du Maire au personnel, autres à définir) – Les évènements commémoratifs ne seront pas à votre charge.

COMPÉTENCES REQUISES

Être force de propositions sur l’ensemble des sujets traités,

Être aguerri aux principes de la méthodologie de projet,

Excellent sens des relations humaines,

Sens du service public,

Capacité à travailler avec l’ensemble des services municipaux,

Rigueur, organisation et autonomie, trois qualités fondamentales,

Discrétion et réserve professionnelle,

Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook…),

Connaissances des procédures administratives, de la comptabilité publique et du statut de la fonction publique territoriale.

CONTRAINTES ET AMÉNAGEMENT DU POSTE

Transversalité des connaissances nécessitant une veille juridique constante et un plan de formation continue,

Travail en horaires décalés et notamment le week-end,

Présence obligatoire sur les évènements municipaux,

Poste susceptible d’évoluer en fonction des missions confiées à la DSP,

Poste à temps complet comprenant une permanence le samedi matin (renfort à l’accueil du public - 1 semaine sur 2),

Régisseur d’avance et de recettes.