Assistant administratif chargé de scolarité et sécurité (h/f)

Etablissement Public Territorial au sein de la Métropole du Grand Paris depuis le 1er janvier 2016, Grand Paris Seine Ouest regroupe 8 villes de l'ouest parisien (322 928 habitants) : Boulogne-Billancourt, Chaville, Issy-les-Moulineaux, Marnes-la-Coquette, Meudon, Sèvres, Vanves et Ville-d'Avray. L'Etablissement compte près de 1000 agents territoriaux répartis entre les différentes Directions Administratives, les Services Techniques et les 7 Conservatoires du territoire.

Avec 322 928 habitants, l’établissement public territorial GPSO est le 3e pôle d’emploi d’Île-de-France. Son territoire s’étend sur 8 communes : Boulogne-Billancourt, Issy-les-Moulineaux, Chaville, Marnes-la-Coquette, Meudon, Sèvres, Vanves et Ville-d’Avray. Créé en 2010, GPSO allie dynamisme économique et qualité de vie. L’établissement place les habitants au cœur de ses priorités, grâce à des services publics performants et des compétences variées. 1 000 agents engagés participent activement à la mise en œuvre des projets de GPSO, intercommunalité intégrée et innovante. L’évolution professionnelle est encouragée par une politique de formation ambitieuse et des opportunités de mobilité interne. Descriptif du poste Placé sous l’autorité hiérarchique de la Responsable de l’administration et des projets culturels, l’assistant chargé de scolarité et sécurité travaille dans une équipe de 9 personnes, en binôme avec une Assistante administrative chargée de la scolarité. L’assistant chargé de scolarité et sécurité recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du Conservatoire Ville d’Avray/Chaville. Il assiste plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe. L’assistant chargé de scolarité et sécurité doit pouvoir assurer des missions relevant de l’accueil du public, de secrétariat et scolarité, de gestion administrative et de gestion et sécurité du bâtiment. Il doit être en mesure de réaliser des documents de communication interne et ponctuellement de communication externe. Mission de la direction et du service : Le Conservatoire à Rayonnement Départemental Ville d’Avray/Chaville est un établissement d’enseignement artistique. Il propose des enseignements de la musique, de la danse et de la comédie musicale à partir de 4 ans ainsi qu’une programmation culturelle annuelle. Le service est en charge de la gestion et de l’organisation des activités publiques du Conservatoire (scolarité, saison artistique, actions scolaires, communication, régie technique). Le service est composé d’une Responsable de l’administration et des projets culturels adjoint à la Directrice et de deux assistants chargées de la scolarité.

• Accueil du public sur l’antenne de Ville d’Avray - Accueillir physiquement et téléphoniquement tout public - Renseigner sur les activités du conservatoire - Informer les familles en cas d’absence de professeurs (sms, mails et affichage) - Tenir le standard téléphonique pour l’antenne de Chaville en fonction des nécessités de service - Suivre et traiter de manière quotidienne les 2 boîtes mails du Conservatoire, antenne de Ville d’Avray et de Chaville. • Secrétariat de scolarité - Assister et assurer le suivi administratif pour l’organisation des examens pour les 2 antennes : élaboration du planning, contact et gestion administrative des jurys, préparation des dossiers d’examen et saisie des résultats sur le logiciel iMuse ou autre logiciel métier - Organiser le suivi administratif des résultats CHAM Collège en vue de la préparation des conseils de classes : information auprès des professeurs, saisie des résultats sur l’ENT du collège, compte-rendu des évaluations CHAM - Traiter et suivre les inscriptions (réinscriptions et préinscriptions) de l’antenne de Ville d’Avray. Traitement et suivi de demandes de changement et désinscriptions à la rentrée. Traitement et suivi des demandes des inscriptions aux chorales du périscolaire. • Gestion administrative - Gérer le Parc instrumental de l’antenne de Ville d’Avray : enregistrement du nouveau matériel sur l’inventaire d’iMuse et lien avec les professeurs pour vérifier l’état du matériel lors du retour et le régisseur du conservatoire pour l’entretien et les réparations à prévoir. - Tenir l’enregistrement de la partothèque - Elaborer des statistiques de rentrée - Organiser les visites médicales pour les 2 antennes en lien avec la Direction des Ressources Humaines - Créer un publipostage. • Gestion et sécurité du bâtiment de l’antenne de Ville d’Avray - Assurer la gestion et le suivi quotidien du planning des salles - Être responsable de la tenue du registre et de la sécurité - Saisir et remettre les badges d’accès au Conservatoire. Désactivation des badges et récupération lors du départ définitif du conservatoire - Être en lien avec la télésurveillance pour les créneaux d’ouverture et de fermeture du conservatoire - Assurer le lien avec le service gestion des bâtiments lors des difficultés rencontrées sur les problèmes de bâtiment • Communication - Créer des affiches et des programmes pour les auditions et les concerts (diffusion interne) - Diffuser de supports de communication et d’invitations pour l’antenne de Ville d’Avray - Envoyer des mailings aux familles et aux professeurs lors de programmation évènementielle pour les 2 antennes.