Assistant/Assistante de Gestion Administrative - Cabinet du Maire

Missions principales exercées sous l’autorité du responsable hiérarchique

L’assistant de gestion administrative assure le bon fonctionnement administratif du cabinet du maire. Il apporte un appui organisationnel, logistique et administratif direct au maire, en garantissant la fluidité des informations, la qualité du suivi des dossiers et la coordination des activités du cabinet.

Gestion administrative

• Réception, traitement, suivi et classement du courrier (entrant et sortant) en lien avec le directeur général des services
• Gestion des demandes adressées au Maire et aux adjoints
• Rédaction et relecture de courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
• Préparation et suivi des dossiers du maire (réunions, conseils, rendez-vous)
• Mise à jour des tableaux de bord et outils de suivi

Organisation et coordination

• Gestion de l’agenda du maire
• Organisation des réunions, déplacements et événements du cabinet
• Coordination des visites de terrain et réunions internes
• Interface avec les services municipaux et les partenaires institutionnels
• Circulation et sécurisation de l’information
• Organisation des astreintes des élus

Accueil et communication

• Accueil physique et téléphonique
• Filtrage et orientation des demandes
• Contribution à l’image professionnelle du cabinet
• Organisation et accompagnement des déplacements du maire au sein des services municipaux

Suivi des dossiers

• Suivi des décisions et engagements du maire
• Relances et coordination avec les interlocuteurs concernés
• Participation à la préparation des conseils municipaux et commissions

Compétences requises

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques
• Excellentes capacités rédactionnelles
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales (souhaitée)

Compétences organisationnelles :

• Sens de l’organisation et gestion des priorités
• Rigueur et fiabilité
• Autonomie et réactivité