Assistant auprès d'un.e élu.e (h/f)

Plurielle, populaire et solidaire, Vitry-sur-Seine (95.100 habitants - 2.200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne, et la plus peuplée. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d'espaces verts et d'activités économiques. L'arrivée de nouvelles lignes de transports en commun (nouvelle ligne de tramway T9, deux stations du futur métro Grand Paris Express et une ligne de bus Tzen en 2025) contribue à son développement. Première ville du Val-de-Marne, Vitry-sur-Seine affirme la richesse de ses atouts et déploie son potentiel au sein de la métropole du Grand-Paris.

L'assistant(e) auprès d'un(e) élu(e) apporte une aide permanente au Maire-adjoint(e) délégué(e) ou Conseiller(e) municipal (e) délégué(e) auquel il (elle) est affecté(e), pour l'organisation et la planification de son travail pendant la mandature.

Il (elle) assure au quotidien des tâches de secrétariat en coordination avec l'ensemble du cabinet, des directions et les services de l'administration.

Domaine d'activités et principales activités :

Assister le (la) Maire-adjoint(e) ou le (la) conseiller(e) municipal(e) délégué(e) en termes d'organisation :

• Prendre des notes, mettre en forme et réaliser la saisie et tous types de documents
• Rédiger les comptes rendus
• Suivre et orienter les courriers grâce au logiciel dédié (GEC ELISE)
• Préparer et éditer les dossiers en vue des réunions
• Gérer l'agenda
• Organiser l'archivage et le classement des dossiers
• Suivre les projets et activités du (des) secteur(s) de l'élu(e) auquel il (elle) est rattaché(e)

Organiser et planifier les réunions :

• Coordonner les agendas et invite les participants
• Préparer la réunion du point de vue logistique (réservation de salle, transmission de documents...)
• Préparer en amont avec les services les dossiers pour les réunions

Accueillir, communiquer et orienter :

• Accueillir les visiteurs
• Recevoir, filtrer, traiter ou transmettre les appels téléphoniques et les courriels
• Assurer le suivi des échanges (courriers, courriels) avec les participants
• Assurer le suivi des sollicitations pour une réponse adaptée

Pré requis : bonnes connaissances des techniques de secrétariat

Bac à BTS secrétariat de direction souhaité

Obligation inhérente au poste : Discrétion professionnelle et confidentialité,

impartialité et neutralité, devoir de réserve

Conditions particulières d'exercice : Disponibilité et polyvalence

Connaissances indispensables à la prise de poste :

• Notions d'organisation du travail et de gestion du temps
• Bonne expression écrite et orale
• Techniques de secrétariat : prise de notes, écriture abrégée, rédaction...
• Utilisation des logiciels bureautique et d'internet

A acquérir au cours de l'activité :

• Connaissances de l'environnement territorial
• Connaissances du fonctionnement de la collectivité territoriale (circuits et procédures)
• Utilisation des différents logiciels spécifiques (GEC Elise, Outlook) et de l'intranet
• Partenariats liés aux secteur(s) de compétences des élu(e)s membre du bureau municipal
• Organigramme de la collectivité

Savoir-faire indispensable à la prise de poste :

• Accueillir de manière adaptée les visiteurs et interlocuteurs téléphoniques
• Autonomie et rigueur dans l'organisation du travail
• Transmettre et partager des informations

A acquérir au cours de l'activité :

• Etablir des relations de confiance avec le cabinet et l'élu(e) auquel il (elle) est rattaché(e).