Assistant du Directeur Général des Services

La Communauté d'Agglomération du Libournais (La Cali) a pour objet d'associer, au sein d'un espace de solidarité, des communes qui souhaitent agir, ensemble, sur des projets communs de développement et d'aménagement de l'espace, mais aussi sur la mise en place de services de proximité. Composée de 45 communes (92 000 habitants), elle porte des projets communs indispensables à l’attractivité du territoire de développement et d'aménagement de l'espace, mais s’emploie également à proposer, aux habitants du territoire, des services de proximité.

Dans le cadre d’une vacance de poste, il est procédé au recrutement d’un Assistant au Directeur Général des Services (H/F) au sein de la Direction Générale des services, à temps complet.

Sous l’autorité du Directeur général des services, vous assurerez son secrétariat administratif particulier. Vous coordonnerez les activités du secrétariat général, vous concourrez au bon fonctionnement des instances municipales et à la sécurisation juridique des actes de la collectivité. A cet effet, vous assurerez l’accueil physique et téléphonique. Vous préparerez les dossiers des instances communautaires, suivrez le registre des délibérations et la circulation des parapheurs. Vous serez chargé du suivi de dossiers spécifiques, des commandes et du budget du service.

Plus particulièrement vous mènerez des actions suivantes :

Assistanat de direction et coordination institutionnelle :

• Assurer le secrétariat particulier du Directeur général des services
• Gérer et coordonner la tenue de l’agenda du DGS, coordination avec l’agenda du Président, organisation de ses déplacements
• Assurer la liaison et la coordination avec le cabinet du Président
• Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus internes

Organisation des instances et réunions :

• Préparer les dossiers des instances (conférence des maires, conseil et bureau communautaires) et des réunions, en interne comme en externe
• Planifier les réunions et instances, en assurer l’organisation matérielle et la préparation des fonds de dossiers
• Assurer la mise en état des dossiers d’audiences, réunions, rendez-vous pour le DGS en recueillant les éléments des directions

Gestion des instances décisionnelles :

• Préparation des conférences de maires, conseils et bureaux communautaires : rédaction et diffusion des notes aux services et des lettres aux élus, collecte des dossiers et projets de délibérations, élaboration de l’ordre du jour, rédaction et mise au point des projets de délibérations, organisation/suivi du comité de relecture, préparation des livrets et des dossiers préalables, rédaction du compte-rendu, finalisation des délibérations votées, transmission au contrôle de légalité et suivi général de l’organisation du bureau et conseil communautaire

Production et gestion des écrits administratifs :

• Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes rendus, etc.)

Suivi administratif et gestion des flux :

• Répartir et suivre la circulation des parapheurs
• Assurer les relances et demandes diverses permettant de garantir la bonne conduite du processus
• Tenue du registre des délibérations et gestion des actes réglementaires
• Classer et archiver les documents administratifs

Gestion budgétaire et moyens :

• Suivi de la ligne budgétaire de la direction générale et préparation budgétaire
• Suivi des autorisations et des bons de restauration, transmission et contrôle des factures
• Assurer le suivi et la commande des matériels nécessaires au bon fonctionnement du service
• Régie de dépenses

Veille et information :

• Veille juridique et revue de presse

Issu idéalement d’une formation en assistanat de direction, vous avez déjà occupé des fonctions similaires et maîtrisez l’environnement des collectivités territoriales.

Vous maîtrisez les techniques d’assistanat et les procédures administratives. Organisé, vous savez gérer un agenda, prioriser les urgences et produire des documents de qualité (notes, comptes rendus, tableaux de suivi) avec une excellente expression écrite. À l’aise avec les outils du Pack Office, vous êtes capable d’analyser et de synthétiser l’information.

Rigoureux, fiable et discret, vous respectez les obligations de confidentialité. Autonome, vous savez aussi travailler en équipe et vous adapter à des interlocuteurs variés. Réactif et force de proposition, vous faites preuve de souplesse face aux imprévus et savez-vous organiser en conséquence.