Assistant(e) Administratif (ve)

(Regroupe l’ensemble des missions qui peuvent être confiées à l’agent en fonction du grade qu’il occupe)

Organisation et gestion des Archives Municipales : Collecte, traitement, conservation, communication et mise en valeur des documents produits par les services municipaux

Organisation des services d’accueil et d’orientation du public et assurer la promotion du fonds documentaire

Concevoir et mettre en œuvre des instruments de recherche des archives ainsi que la politique archivistique

Animation de réseau culturel et patrimonial local

L’agent est placé sous l’autorité du Responsable du service et du (si N+2) et du Directeur de Pôle

Collecte des fonds publics et privés

Organiser les relations avec les services versants

Elaborer des tableaux de gestion

Réaliser les opérations de versement et d’élimination réglementaire

Collecter des fonds d’archives d’origine privée : développer les relations avec les donateurs, connaître et suivre le marché privé, assurer la sécurité juridique des fonds collectés

Traitement et classement des fonds :

Elaborer et appliquer un plan de classement

Réaliser et contrôler l’indexation

Mise en place de l’archivage électronique

Résorber l’arriéré

Conservation des fonds :

Organiser et mettre en œuvre une politique de conservation préventive et curative

Organiser et mettre en œuvre le récolement réglementaire des fonds et les bilans sanitaires

Assurer le suivi des prêts pour des expositions

Communication des fonds d’archives au public

Organiser l’accueil des lecteurs

Assurer le suivi des statistiques de fréquentation

Accompagner et guider les lecteurs dans leurs recherches

Répondre aux besoins de consultation des services versants

Valorisation et médiation des fonds d'archives :

Mettre en œuvre l’offre pédagogique et culturelle

Participer à la définition et à la mise en œuvre des plans de numérisation

Participer à la conception d’un site internet et assurer la diffusion et l’éditorialisation des données mises en ligne.

Missions secondaires :

Mise en œuvre et suivi administratif, juridique, commande publique,

Planification des besoins patrimoniaux en lien avec le service Patrimoine

Afin d’assurer la continuité de service, l’agent pourra être amené ponctuellement à assurer les missions dévolues aux autres agents ayant des missions similaires, dans le respect du cadre d’emplois.

Formation : Master Métiers des Archives

Expériences professionnelles exigé : Expérience de 3 ans minimum dans la gestion d'archives publiques

Compétences :

Maîtrise du cadre légal des archives publiques, en particulier des archives de collectivités territoriales

Maîtrise des techniques d’archivage et normes professionnelles

Formats de numérisation

Connaissances en matière d’archivage électronique

Connaissances des procédures administratives

Maîtrise des logiciels métier et de bureautique

Capacités rédactionnelles

Méthodes de valorisation des archives : exposition, ateliers pédagogiques, etc…

Normes en matière d’expositions

Aptitudes et savoirs-être :

Sens de l’organisation, méthodologie

Sens des responsabilités et réactivité

Esprit de synthèse

Bonne expression orale et écrite

Esprit d’analyse

Capacité d’adaptation

Gestion des priorités

Esprit d’initiative

Capacité à gérer plusieurs missions de front

Disponibilité

Qualité relationnelle

Intérêt pour la recherche

Informations complémentaires si nécessaires : Permis de conduire B souhaité.

Télétravail : Oui ☐ou Non ☒ ; A raison de jour par semaine ☐ ou par forfait 25 jours par an ☐

Management : Oui ☒ ou Non ☐

Moyens matériels à disposition :

Si Télétravail : PC portable et téléphone portable fournis

Logement de fonction : Oui ☐ ou Non ☒

Risques et Contraintes du poste :

(Exemple : astreinte hivernale, travail de nuit/Contraintes posturales, gestes répétés/Risques électrique…)

Conditions générales :

• Déplacements fréquents
• Horaires réguliers avec amplitude variable en fonction des obligations de service public
• Pics d’activité liés à l’organisation d’évènements et de manifestations culturelles
• Permanences administratives

Facteur de pénibilité :

Contraintes techniques de pénibilité et de sécurité liées à la gestion de sites (port de charges lourdes fréquentes – locaux dispersés…)