Assistant(e) de Direction

Grade concerné: adjoint administratif

Temps annualisé

Missions principales, objectifs et enjeux :

• Accueil du public
• Communications aux familles
• Rédaction, validation et communication des supports administratifs, financiers et RH : décisions, conventions, délibérations, arrêtés, demande de devis, bons de commande, dossier de demande de subvention, suivi des régies etc.
• Suivi des absences des élèves
• Mise en place du suivi des (ré)inscriptions
• Facturation aux familles
• Mise en pratique administrative des chemins artistiques, culturels et pédagogiques donnés par la direction de l’établissement
• Aide à l’équipe pédagogique dans l’organisation et la communication des évènements liés à l’établissement
• Participation à la saison culturelle, artistique et pédagogique de l’établissement et plus largement du territoire (assistance aux projets via une aide à l’organisation et à la communication, aux déclarations légales)
• Gestion du parc instrumental, des assurances, du matériel d’hygiène et de ménage etc.

Savoirs (connaissances) :

• Connaissances des organisations des services déconcentrés de l’Etat comme des collectivités territoriales
• Connaissances des spécificités liées à l’organisation des communautés de communes, notamment aux niveaux administratif, financier et RH
• Savoirs rédiger tout document administratif, financier et RH et l’insérer dans le bon canal de validation et de communication
• Textes et schémas d'orientation pédagogique ministériels et interministériels
• Cycles, niveaux et nomenclature des études
• Fonctionnement d'un établissement d'enseignement, organes de concertation et de décision
• Principes et mise en œuvre d'un projet d'établissement
• Environnement institutionnel et professionnel : acteurs, institutions, dispositifs
• Connaissance du territoire, de son tissus culturel, artistique et éducatif, associatif comme public
• Réseaux professionnels d'information
• Cadre et conditions statutaires des prestations artistiques
• Cadre réglementaire des jurys
• Savoir réaliser des notes de synthèse et des comptes-rendus.

Savoir-faire (compétences) :

• Capacité à prendre en compte les spécificités de la filière culturelle et plus particulièrement de l’enseignement artistique
• Capacité à déterminer les spécificités du territoire et à les prendre en compte dans la pratique professionnelle quotidienne
• Inscrire son activité dans le projet d'établissement
• Participer à l'organisation de plannings, jurys, manifestations et réunions
• Participer aux différentes instances de concertation de l'établissement en tant que rapporteur
• Prendre part au projet d'établissement
• Organiser et animer ses réseaux professionnels

Savoir être (qualités requises) :

• Sens de l’organisation
• Qualités rédactionnelles
• Ecoute et bienveillance
• Disponibilité
• Adaptabilité.