ASSISTANT(E) DU MAIRE, DES ÉLUS ET DE LA DIRECTION GÉNÉRALE (h/f)

Vous assurez un appui administratif, organisationnel et technique au Maire, aux élus municipaux et à la Direction générale. Vous contribuez à la bonne préparation des réunions de gouvernance, au suivi des actes administratifs et à la circulation fiable de l’information entre les élus, la direction générale et les services.

MISSIONS PRINCIPALES :

• Assurer le secrétariat du Maire et de la Direction générale : gestion d’agenda, suivi du courrier et des sollicitations, préparation de courriers, notes, relevés de décisions et comptes rendus.
• Préparer et organiser les réunions du bureau exécutif, de la majorité, des adjoints et les temps de travail de la direction générale : convocations, dossiers préparatoires, réservation des salles, appui logistique et accueil des participants.
• Assurer le suivi des parapheurs, des circuits de validation et des signatures, en étant force de proposition pour améliorer les méthodes de travail et la traçabilité des dossiers.
• Préparer les instances municipales : projets de délibérations, décisions, notes de synthèse, dossiers de séance, listes de présence, procès-verbaux et diffusion des pièces.
• Mettre en forme, enregistrer, télétransmettre, publier, notifier et classer les actes administratifs de la collectivité, jusqu’à leur caractère exécutoire.
• Participer à l’archivage réglementaire et à la conservation des actes, en lien avec le plan d’archivage de la commune.
• Assurer l’interface administrative entre les élus, la Direction générale et les services, en facilitant le suivi des demandes et des retours attendus.

MISSIONS COMPLÉMENTAIRES :

• Tenir un tableau de bord des demandes adressées au Maire et suivre leur état d’avancement.
• Piloter, sur le plan fonctionnel, le déploiement et l’usage d’une solution de gestion du courrier, en lien avec les services concernés.
• Assurer le suivi administratif de dossiers transversaux confiés par la Direction générale.
• Mettre à jour et fiabiliser les modèles de courriers, d’arrêtés, de délibérations et autres trames administratives.
• Apporter un appui ponctuel à l’organisation d’événements institutionnels, réunions publiques, cérémonies ou élections.

CONDITIONS D'EXERCICE :

• Travail en bureau au sein de la direction générale, avec de fréquents échanges avec les élus et les chefs de service.
• Horaires pouvant varier en fonction des réunions, conseils municipaux, commissions et contraintes institutionnelles.
• Disponibilité et confidentialité indispensables compte tenu du positionnement du poste.

• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, du rôle des élus et du cadre de production des actes administratifs.
• Très bonne maîtrise de l’expression écrite, de l’orthographe, de la mise en forme et des outils bureautiques.
• Rigueur, discrétion professionnelle, sens de l’organisation et capacité à gérer des échéances simultanées.
• Qualités relationnelles, diplomatie, sens du service public et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.
• Autonomie, réactivité et aptitude à être force de proposition dans l’amélioration des procédures.