ASSISTANT (E) DU PRESIDENT ET DGS/ADJOINT(E) AU SERVICE CONCESSION (h/f)

Assure la gestion des affaires administratives et des affaires réservées du Président et du Directeur Général des services, assiste le responsable du service de concession du service public de distribution d’électricité (et éventuellement de gaz).

Il ou elle participe à la mise en œuvre de la politique de contrôle, à la collecte et à l’analyse des données techniques et financières fournies par les concessionnaires, et contribue à la relation avec les collectivités adhérentes.

Assistant(e) du Président et du directeur :

• Assurer une veille active sur le climat social et la communication inter en informant toute situation pouvant affecter la cohésion ou le fonctionnement transversal souhaité,
• Participer à la coordination des activités de chaque service,
• Assurer la mise en place des actions de cohésion des services décidées par la direction,
• Assurer la coordination entre les services et l’organisation matérielle des services en lien avec le DGS,
• Organiser les agendas, réunions et les rendez-vous (Président, vice-présidents, élus, DGS, responsables de service et interlocuteurs externes…)
• Préparer et élaborer avec les services et les collaborateurs concernés les dossiers spécifiques pour le Président et le DGS,
• Centraliser et diffuser les informations entre les services,
• Participer aux réunions hebdomadaires et réaliser les comptes rendus,
• Recueillir et transmettre de manière appropriée les informations entre les interlocuteurs,
• Centraliser et gérer les parafeurs au Président,
• Assurer la logistique lors de déplacements pour l’ensemble du personnel du TE13 pour les événements collectifs et ponctuels,
• Réaliser l’ouverture du courrier arrivé et transmission de celui-ci,
• Mettre à jour annuellement le rapport d’activité et l’agenda papier
• Participer aux réunions d’informations
• Rendre compte à sa hiérarchie

Adjoint(e) service Concession :

• Accompagner la structuration du service concession
• Réaliser le suivi administratif et technique du service
• Participer au contrôle du respect du cahier des charges par les concessionnaires
• Contribuer à l’élaboration des rapports annuels
• Collecter, traiter les données et rédiger les notes de synthèse et d’analyse
• Assurer la continuité du service lors de l’absence du responsable de service

Savoir être

• Très bonne expression orale
• Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie
• Engagement, disponibilité
• Rigueur, fiabilité et discrétion
• Esprit d’initiative, proactivité
• Réactivité et capacités d’adaptation
• Organiser, gérer, anticiper
• Evaluer des informations

Savoir-faire

• Bonne connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales
• Bonne connaissance des missions des administrations et partenaires publics
• Organiser les agendas, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités
• Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité
• Maitriser les procédures administratives
• Respecter les instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve

Expérience dans un poste similaire