Assistante de direction

Rochefort, Ville d’Art et d’Histoire, 25 000 habitants, possède un patrimoine historique remarquable, tandis que la Communauté d’agglomération Rochefort Océan, 25 communes, 65 000 habitants, dispose d’un patrimoine bâti stratégique lié aux services publics et à l’activité économique du territoire.

La Communauté d’agglomération recherche l’Assistant(e) de direction du Patrimoine Bâti pour assurer l’organisation, la gestion et la coordination des activités administratives, et pour certaines missions liées à l’exécution et au suivi budgétaire. Elle/Il accompagnera la Direction dans la constitution et le suivi des marchés de travaux et de maintenance.

Cette Assistante de Direction (H/F) sera recrutée sur un poste à temps complet, en catégorie C, cadre d’emploi des Adjoints Administratifs, titulaire ou à défaut CDD 1 an à compter du 1er juin 2026.

Gestion administrative

• Gestion des agendas et organisation des rendez-vous de la direction.
• Organisation logistique des réunions (réservation des salles, convocations, préparation du matériel).
• Traitement et suivi du courrier entrant et sortant.
• Rédaction des comptes rendus de réunions.
• Préparation et suivi des parapheurs.
• Élaboration et mise en forme des supports de réunions numériques.

2. Appui à l’ingénierie du patrimoine bâti

• Constitution et préparation des dossiers d’opérations (impression, mise en forme, compilation des documents).
• Archivage physique et numérique des dossiers liés au patrimoine bâti.
• Centralisation des demandes des autres directions.
• Centralisation et suivi des fiches d’investissements des opérations.

3. Suivi de la commande publique

• Interface avec la Direction de la Commande Publique.
• Vérification de la conformité administrative des dossiers de marchés publics.
• Préparation des documents d’exécution (EXE) et des ordres de service (OS).
• Élaboration des fiches de présentation des marchés.
• Suivi des contrats et application éventuelle des pénalités.
• Elaboration des avenants

4. Gestion financière et budgétaire

Exécution financière

• Saisie des bons de commande et des engagements directs.
• Réception, vérification et répartition des factures.
• Gestion des ENS en fin d’exercice.
• Coordination avec la Direction des finances.

Suivi budgétaire

• Participation à l’élaboration du budget primitif (BP) et des décisions modificatives (DM).
• Identification des projets intégrant des clauses d’insertion sociale.
• Répartition des charges entre la Ville et la Communauté d’agglomération (direction mutualisée).
• Participation à l’élaboration du bilan annuel de la direction.
• Rédaction du rapport d’orientations budgétaires (ROB).
• Suivi de l’exécution budgétaire et anticipation des dépassements.

Formation et expérience

• Diplôme de niveau BAC
• Expérience souhaitée dans un poste similaire, idéalement dans une collectivité territoriale ou dans un environnement lié au bâtiment/patrimoine.
• Procédures de commande publique
• Notions en gestion budgétaire et financière
• Maîtrise des outils bureautiques
• Utilisation d’outils de gestion électronique de documents (GED)
• Maîtrise des outils de gestion budgétaire

Compétences relationnelles et rédactionnelles

• Goût du travail en équipe et en transversalité
• Excellentes capacités relationnelles
• Réactivité et sens de la priorisation
• Capacité à synthétiser l’information
• Rigueur et organisation