Assistante de direction CCAS (h/f)

Sous l’autorité de la directrice du CCAS, vous assurez le secrétariat de la direction des Affaires sociales, le suivi des dossiers, l’organisation des agendas et réunions et vous l’assistez dans la circulation de l’information, les communications internes et externes.

MISSIONS / ACTIVITES :

Secrétariat de la direction :

• Rédiger des notes, des comptes rendus et répondre aux mails du service
• Organiser l’agenda de la direction, gérer les rendez-vous selon les priorités
• Constituer le registre des délibérations et le recueil des actes administratifs du CCAS
• Gérer les commandes de fournitures administratives du service et le stock
• Classer et archiver les dossiers du service
• Assurer la gestion et la répartition du courrier via le logiciel MAARCH.
• Centraliser les tableaux de bord de statistiques des activités des pôles.
• Préparer les arrêtés de nomination et de cessation liés aux régies d’avances et de recettes du CCAS en coordination avec la Trésorerie principale et les Ressources humaines.

Préparation et suivi du Conseil d’administration du CCAS :

• Rédiger les projets de délibérations, établir les convocations et assurer l’organisation matérielle des séances du Conseil d’administration dans le respect des délais impartis
• Mettre en forme les délibérations adoptées et rédiger le procès-verbal de séance
• Assurer la transmission des délibérations au contrôle de légalité puis leur diffusion aux services concernés

PROFILS RECHERCHES :

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et d’un CCAS
• Maîtrise des outils bureautiques
• Ecoute active, savoir analyser les demandes
• Savoir communiquer en s’adaptant à ses interlocuteurs
• Qualités rédactionnelles, relationnelles et organisationnelles
• Autonomie, rigueur, adaptabilité, pédagogie