ASSISTANTE DE DIRECTION (h/f)

• Intitulé de la fonction : ASSISTANTE DE DIRECTION
• Fiches métiers de référence (référentiel métiers CNFPT) :
• DGA / Direction / Service de rattachement : Direction des Affaires Civiles, Juridiques et Funéraires
• Nom et fonction du Supérieur hiérarchique direct : DGA

1) Mission principale et responsabilités

Secrétariat de Direction : Collaboration directe avec le cadre dirigeant

2) Activités principales

1. Accueil physique et téléphonique

2. Tenue de l'agenda du Directeur

3. Traitement du courrier

4. Frappe courriers, rapports, notes

5. Classement, archivage des dossiers de la Direction

6. Réception, tri, diffusion de l'information interne et externe (messagerie, téléphone, internet, intranet)

7. Référente de la gestion du personnel (congés, absences, …)

8. Suivi du budget de la Direction et des abonnements

9. Gestion des stocks de matériels et fournitures courantes

10. Contrôle de la conformité des courriers émanant des divers services de la Direction avant la mise à la signature du

Maire et des Elus délégués - Activités spécifiques ou de polyvalence

Elections

1. Organisation des bureaux de vote pour les Elections politiques et professionnelles, gestion du personnel politique, mise

en place des formations, …

2. Participation au travail du service Elections au moment des scrutins électoraux

Conseil Municipal

1. Gestion des décisions prises par le Maire

2. Participation à l'élection du Maire et des Adjoints, aux Elections Sénatoriales

3) Technicité du poste et Compétences exigées

Savoirs, connaissances théoriques - Maîtrise des techniques du secrétariat - Maîtrise des outils bureautiques et informatiques

Savoir faire / Savoir-être - Rigueur et autonomie dans l'organisation du travail - Discrétion - Rapidité d'exécution et capacité à travailler en fonction des priorités et de la charge de travail - Qualités relationnelles et sens du Service Public - Polyvalence et sens du travail en équipe

4) Conditions d’exercice

Diplôme requis (si nécessaire) :

Bac + 2 - Permis, habilitation, autorisation :

Habilitation FAST (dématérialisation des actes administratifs : délibérations, décisions, arrêtés municipaux) - Lieu de travail :

Bureau situé au 3ème étage de l'Hôtel de Ville - Cycle de travail :

Temps complet : horaires de bureau 08 H 30 / 12 H 00 - 13 H 30 / 17 H 30 (Horaires variables)

Heures supplémentaires de travail : semaine précédente un scrutin électoral - Avantages éventuels liés au poste :

RIFSEEP : C2 - Contraintes et difficultés particulières du poste :

Travail sur écran - Niveau de pénibilité et exposition aux risques (cf annexe condition de travail) :

5) Système Relationnel - Interne : Relations avec le personnel de la Direction (9 services) et les divers services de la Ville (Cabinet du Maire,

Secrétariat des Elus, DGS, …), Elus…

• Externe : Relations avec les administrés, les mandataires des candidats lors d'élections, les organismes externes à la

Ville…

6) Compétences spécifiques de l’agent développées au cours de sa carrière - Diplôme, qualifications :

BTS Assistante de Direction - Formations :

Principes d'organisation et de gestion d'un secrétariat, les Valeurs du Service Public, Approche du statut de la Fonction

Publique Territoriale, Ecrits professionnels : de la prise de note à la restitution écrite, bureautique (pack Office) et

informatique (Sélec, Windev,…)

Cette fiche de poste fera l’objet des modifications nécessaires à la réalisation des activités et nécessités de service public.