Assistante pôle scolaire et centre social Chargée d’accueil, de gestion des activités périscolaires et de secrétariat

Cluny est une cité qui s’est développée autour de son abbaye bâtie en 910. Son activité n’a jamais faibli, et la petite cité de renommée internationale compte aujourd’hui plus de 5000 habitants. Elle attire chaque année plus de 150 000 visiteurs séduits par le patrimoine architectural mais aussi les loisirs, l’artisanat d’art et la gastronomie.

Vivre à Cluny, c’est pouvoir compter sur le dynamisme d’une commune riche en commerces, marchés, artisans, infrastructures et services. C’est aussi évoluer quotidiennement au cœur d’un paysage verdoyant et préservé, tout en restant à proximité de grands axes de communication.

Avec son École Nationale des Arts et Métiers, son école d’ostéopathie animale et ses différents établissements scolaires, Cluny est une ville-campus qui ne compte pas moins de 2000 élèves. Connue aussi pour être la ville du cheval, elle bénéficie du dynamisme d’Equivallée, structure qui autour du Haras national propose une centaine de manifestations équestres par an. Elle propose également une offre culturelle de qualité grâce à une salle de spectacle où vibre toute l’année une programmation éclectique, et à de nombreux festivals de danse ou de musique.

Aux beaux jours, la Ville ouvre ses structures d’hébergement touristiques et ses équipements sportifs estivaux afin d’accueillir au mieux toute la population, qu’elle soit locale ou de passage.

La ville de Cluny, en lien avec les sites clunisiens européens, est actuellement en cours de candidature au patrimoine mondial de l’UNESCO.

Dans le cadre d’une réorganisation future du pôle scolaire et du Centre Social, avec l’arrivée d’un nouveau bâtiment l’assistante mutualisera ses compétences entre les 2 services avec des temps dédiés à chacune des 2 missions. Les missions au pôle scolaire sont prépondérantes mais la collaboration avec le Centre Social va aller en s’amplifiant avec les labellisations à venir

Missions du Pôle scolaire- sport

• Gérer les temps périscolaires : garderies, restauration scolaire, activités péri-éducatives, piscine
• Centraliser les demandes et les actions en direction des écoles et y répondre ou assurer leur redirection
• Suivre la gestion financière du service
• Gérer les agents municipaux du service et l’entretien des locaux scolaires
• Inscrire les enfants en écoles maternelles et primaires
• Inscrire les enfants aux activités périscolaires
• Suivre le du collectif du Conseil Municipal des Jeunes
• Assurer la facturation aux familles

Missions Principales de l’agent

1- Assistante

• Assurer l’accueil physique, @ et téléphonique des familles
• Assurer le secrétariat du service (enregistrement des courriers et élaboration des réponses, faire le lien avec les autres services et partenaires (services techniques, éducation nationale, commerciaux et institutions)
• Enregistrer les inscriptions des enfants dans les écoles et aux services périscolaires
• Suivre les inscriptions restauration et garderie périscolaire
• Mettre à jour les données
• Gérer, facturer et suivre la facturation des familles pour les services périscolaires
• Editer les listings de présences aux différentes activités périscolaires
• Suivre les impayés
• Assurer la régie de recettes
• Assurer le suivi financier du service (bon de commande, affectation de recettes, demande de remboursement…)

2-Référente RH

• Être le relais du service RH de la ville auprès des agents du service, leur faire passer les informations et remonter les leurs.
• Transmettre mensuellement les données spécifiques du service pour mise en paiement par les RH
• Suivi des congés des agents, de leur annualisation et préparation des ordres de mission

3- Divers

• Soutien au N+1 sur les dossiers et missions du service
• Congés annuels pendant les vacances scolaires

Missions du Centre Social :

Rompre l’isolement des habitants en prévenant et réduisant les exclusions, renforcer les solidarités entre les personnes en les intégrant dans des projets collectifs, leur permettant d’être acteurs et d’assumer un rôle social au sein d’un collectif sur le territoire. Le centre social de Cluny assure l’accueil et les animations auprès des Clunysois

Missions Principales de l’agent

L’accueil, basé sur une écoute attentive, s’étend à la capacité à proposer une offre globale d’information, d’orientation, et de facilitation en matière d’accès aux droits au sens large, surtout il doit être organisé de manière à recueillir les besoins des habitants et leurs idées de projets collectifs :

• Connaître le projet social du centre social et l’incarner
• Contribuer au projet accueil en veillant à l’implication des publics, à la vie du centre social
• Coopérer en interne au recueil, à l’analyse, à la communication des données et des informations des publics du territoire
• Contribuer au rôle de veille sociale du territoire
• Accompagner et animer ponctuellement des actions avec le public du centre social en lien avec la référente famille,
• Aller chercher les enfants dans le cadre de l’accompagnement scolaire spécifique et accompagner ponctuellement des sorties
• Participer à la communication du service (gestion des réseaux sociaux, diffusion des programmes, jsl, decibel data, écriture et envoi de la newsletter…)
• Participation aux grands évènements du service (carnaval, fête du jeu…) possibilité de coordination du projet
• Participation aux temps forts des vacances

Liaisons

Relations ponctuelles avec les familles et les directrices d’école

Relations avec les services sociaux, les commerciaux

Relations régulières avec le responsable de service

Relations régulières avec les collègues du centre social

Missions transversales communes aux deux pôles

1-Participation aux actions et évènements des structures ou de la collectivité (préparation logistique, appui animation, rangement/bilan)

2-Gestion et sécurisation des données (archivages, classement, conformité RGPD)

3-Communication (participer à l’élaboration et diffusion des supports de communication)

Conditions de Travail du poste

Temps de Travail : 35heures Pas de télétravail

A la prise de poste : 28 heures au pôle scolaire et 7 heures au pôle social et congés annuels seulement en période de vacances scolaire. Evolutif au gré de l’avancée de la réorganisation

Moyens : Téléphone, ordinateur, Vélo électrique

Compétences / Exigences requises / Qualifications :

Permis de conduire obligatoire

Savoir-faire :

• Connaissance de la comptabilité publique
• Connaitre et maitriser les outils informatiques dédiés.
• Etre à l’aise rapidement sur de nouveaux logiciels (ciril,e enfance, onde, zeendoc) et être familier du dépôt sur plateforme (hélios, dgfip, puma…)
• S’approprier rapidement le projet social du centre social de Cluny
• Traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...)
• Transmission des informations (e-mail, notes, ...) pour le compte du Pôle Scolaire
• Goût pour l’animation, idéalement titulaire du BAFA