CHARGÉ.E DES SYSTÈMES D’INFORMATIONS FONDS EUROPÉENS, DU PILOTAGE DES DONNÉES ET DE LA FONCTION COMPTABLE

L'Union européenne accompagne le développement des territoires par le biais de programmes conclus avec les autorités nationales et locales par période de 7 ans.

Pour la génération de programmes 2014-2020, les Régions se sont vu confier de nouvelles responsabilités, en devenant Autorité de gestion directe du FEDER (Fonds Européen de Développement Régional) et d'une partie du FSE+ (Fonds Social Européen), via un Programme commun à ces deux fonds, et Autorité de gestion du FEADER (Fonds Européen Agricole et de Développement Rural). Elle assure également la délégation de gestion sur les mesures régionalisées du Programme national FEAMPA (Fonds Européen pour les Activités Maritimes, la Pêche et l’Aquaculture). Cette compétence a été renouvelée pour la période 2021-2027.

Afin de répondre à ses obligations, la Région s’appuie sur une organisation reposant sur un principe de déconcentration de l'instruction des dossiers dans les Directions sectorielles et, concomitamment, d'une coordination et d'un pilotage centralisés au sein de la Direction des Affaires Européennes et Internationales.

Dans ce cadre, en lien étroit avec les services FEDER, FSE+ et FEADER de la Direction, le service FEAMPA de la DIMER, ainsi qu’avec les directions fonctionnelles et sectorielles concernées, le Service de Coordination Transversale Plurifonds a vocation à définir, coordonner et mettre en œuvre l'ensemble des travaux plurifonds, ainsi que les missions sur lesquelles la compétence technique peut être mutualisée. Il intègre également le suivi général du FEAMPA, en articulation avec la Direction de la Mer chargée du pilotage et de l'instruction des dispositifs délégués en gestion.

Parmi ces missions transversales figurent celles relative aux systèmes d’informations spécifiques aux fonds européens ; le pilotage et la gestion administrative et financière des programmes s’appuie en effet sur l'utilisation de systèmes d'informations particuliers :

• le SI régional Aiden, paramétré spécifiquement pour la gestion des aides européennes pour les 4 fonds de la période 2021-2027 ; au niveau régional, ce SI de gestion est complété par l’utilisation de Grand Angle (gestion financière), Mosaïc (pilotage de la donnée), Parcours (indicateurs FSE+) notamment.
• un ensemble de briques nationales, interfacées avec le SI régional Aiden : Synergie pour les fonds FEDER, FSE+ et FEAMPA, et outils ASP (Logic, Axone, RCIPAC…) pour le FEADER ; ces briques nationales permettant selon les fonds la réalisation des paiements, des appels de fonds, des clôtures annuelles, du suivi des contrôles et corrections financières…
• des SI européens spécifiques : la plate-forme web SFC pour l’ensemble des flux officiels de données avec les services de la Commission européenne, ainsi que d’autres plates-formes propres aux fonds européens, notamment Arachne pour les travaux liés à la lutte anti-fraude.

En outre, les programmes de la période 14/20 s’appuyaient sur des logiciels spécifiques qui restent actifs jusqu’à leur clôture :

• pour le FEDER et le FSE : Progos UE pour la période de programmation 2014/2020, interfacé avec le SI national Synergie
• pour le FEADER et le FEAMP: systèmes nationaux Osiris et Isis.

Le chargé des systèmes d'information fonds européens prend en charge la coordination côté métier, en binôme permanent avec la DNSI, des développements et du fonctionnement de ces outils et de leurs interfaces avec les briques nationales, ainsi que l’administration opérationnelle des SI nationaux et européens.

Il prend également en charge la construction et l’exploitation des tableaux de bord utiles au pilotage de la donnée au quotidien et aux restitutions d’avancement régulièrement nécessaires au niveau régional, national et européen : avancement de la mise en œuvre dans toutes ses composantes, pilotage financier, travaux prospectifs sur les dynamiques de programmation, de paiement …

En outre, pour la période 2021-2027, la Région a intégré une nouvelle mission appelée « fonction comptable », pour les fonds dont elle assure l’Autorité de gestion directe, à savoir le FEDER et le FSE+ ; concernant le FEAMPA, la fonction comptable est assurée par l’ASP pour le compte de l’Autorité de gestion nationale, mais nécessite des travaux préparatoires sur le périmètre des mesures déléguées en gestion. Cette mission revêt 2 tâches majeures :

• l’élaboration et la transmission des demandes de paiement à la Commission européenne ; le rythme actuel est de 3 appels de fonds FEDER et 2 appels de fonds FSE+ par an ; pour le FEAMPA, 6 appels de fonds sont réalisés en moyenne chaque année au niveau national ;
• l’élaboration et la transmission du compte annuel FEDER/FSE+ consolidé, une fois par an au moment de la clôture comptable (travaux de novembre à février) ; pour le FEAMPA, les travaux sont réalisés au niveau national mais peuvent nécessiter des échanges préparatoires.

Ces travaux intègrent une part de vérification financière, mais également une forte part de traitement et de vérification des données informatiques puisque l’Autorité de gestion doit apporter la garantie que ses demandes de remboursement sont fiables, et s’appuient sur des données correctement enregistrées et consolidées.

Compte-tenu de cette interaction constante de l’exercice des missions de fonction comptable avec l’utilisation des données et du système d’informations (briques régionales et nationales), l’ensemble de ces missions sont donc intégrées dans un même poste. La mission fonction comptable elle-même représente 10 à 20 % du temps de travail selon les périodes.

Pour toutes ces missions, un binôme est mis en place au sein du service avec un second poste équivalent. La répartition des missions s’effectue en fonction des compétences, appétences et plans de charge, de manière concertée avec les agents concernés. Elle pourra être effectuée selon les fonds européens, et / ou domaines d’expertise. Le pilotage et la régulation sont assurés par la cheffe de service autant que de besoin.

Le chargé des systèmes d’informations sera amené à travailler en permanente concertation avec la Direction du Numérique et des Systèmes d'Information qui pilote la construction technique et l'administration fonctionnelle de ces SI, avec la désignation d’un ou plusieurs correspondants privilégiés dans ses équipes, binômes directs du SCOFE.

• Sur le périmètre des systèmes d’informations des fonds européens :

1/ Référent régional pour les systèmes d'information des fonds européens, binôme de la DNSI

• interface avec les services gestionnaires, la DNSI et l’éditeur, d’une part, et avec les directions des systèmes d'informations nationaux, d’autre part, pour la conception, le paramétrage, les phases de recette et le fonctionnement en production de l’ensemble des briques informatiques régionales / nationales utilisées pour la gestion des fonds européens, notamment :
• Coordination de l’expression des besoins métiers émanant des services instructeurs et conseil
• Priorisation des développements et des mises à jour des outils
• Accompagnement à la rédaction des fichiers de paramétrage et à la définition des spécifications fonctionnelles
• Recettes : tests préalables des outils et du bon fonctionnement des interfaçages de bout en bout
• Accompagnement à la mise en production et à l’utilisation des outils par les services
• Accompagnement des services dans l’appropriation des évolutions mises en place
• Veille sur les calendriers de développement, et les calendriers de mises à jour et maintenance techniques en fonction des impératifs calendaires métiers au titre des fonds européens
• supervision du bon fonctionnement des interfaçages entre le SI régional et l’ensemble des briques nationales (Synergie, briques ASP) et gestion des bugs en cas de blocage ou de rupture dans la fiabilité des données et des flux
• participation aux travaux régionaux et interrégionaux pour l’élaboration et les évolutions des systèmes d’informations 2021-2027 utilisés au niveau régional pour les fonds FEDER-FSE+-FEADER-FEAMPA, en lien avec la DNSI et l’éditeur et en lien avec les services Autorités de gestion et la DIMER
• participation aux réunions nationales relatives aux systèmes d’informations nationaux et à leur interfaçage avec le système régional (réseau national des référents Synergie et réunions spécifiques FEAMPA ; réunions nationales ASP)
• participation aux échanges organisés avec l’éditeur autant que de besoin
• participation aux travaux nationaux et régionaux relatifs au SI fonds européens pour les prochains programmes 2028-2034

2/ Administration opérationnelle des SI nationaux au niveau régional

• Référent régional des travaux sur les SI nationaux dans le cadre de la gouvernance nationale mise en place (Comités ASP, Comités Synergie)
• interface entre la DNSI et les autorités en charge des SI nationaux, notamment sur les flux de données (spécifications, fonctionnement) et sur l’impact du fonctionnement de ces flux dans le développement et le fonctionnement des outils régionaux
• paramétrages FEADER dans les briques SI ASP (Logic, RCIPAC etc) pour le bon fonctionnement des interfaçages
• paramétrage de Synergie pour les fonds FEDER-FSE+, et FEAMPA pour le bon fonctionnement des interfaçages
• gestion des utilisateurs : création des habilitations ; gestion de leur actualisation (Osiris / briques SI ASP pour le FEADER 23/27 / SFC / Arachne)

3/ Coordination opérationnelle de l'utilisation des systèmes d'informations des fonds européens

• gestion des utilisateurs ; participation au processus régional d’habilitation au SI et aux revues annuelles d’habilitations
• formation et accompagnement des utilisateurs dans l’utilisation de l’ensemble des briques du SI (Aiden, GDA, Synergie, briques SI ASP, SFC, Arachnee…) ; réalisation des guides et tutoriels à destination des usagers internes et des porteurs de projets
• participation à la gestion des bugs en production et à l’amélioration continue du SI

4/ Pilotage des données

• supervision des échanges de données au sein du SI Région et avec les SI partenaires
• gestion des données : réalisation de requêtes automatisées et édition de tableaux de bord et de données, de manière régulière (suivi des programmes) et en fonction des besoins et demandes des services coordinateurs de la mise en œuvre des fonds, des services instructeurs et des autres autorités impliquées
• veille sur l’intégrité des données, notamment dans le cadre des interfaçages entre les outils régionaux / nationaux ;
• préparation des données chiffrées pour les restitutions internes (sessions notamment) et externes (suivis nationaux et de la Commission européenne, évaluations, comités…)
• participation aux travaux relatifs à l'utilisation d'Arachne dans le cadre du processus de lutte anti-fraude, notamment pour l'extraction et l’envoi régulier des données demandées par la Commission européenne
• Sur le périmètre de la fonction comptable :

1/ participer à la définition des processus et calendriers, de la méthodologie de travail et élaborer les outils de mise en œuvre, dans un objectif d’amélioration continue sur toute la période

2/ mettre en œuvre les activités de fonction comptable pour la programmation 2021-2027, au titre du Programme FEDER-FSE+ :

Sur la base des données validées au niveau régional, l'agent en charge élabore dans le SI national de gestion des fonds européens (SIFA) les demandes de paiements intermédiaires et les comptes annuels avant de les saisir dans SFC. A cet effet :

• il valide au fil de l’eau les CSF et corrections financières au niveau régional, afin de comptabiliser les données dans SIFA;
• il s'assure, grâce à des tableaux de suivi et à des analyses de données croisées entre le système régional de gestion des fonds européens et le SIFA, que toutes les données financières enregistrées dans le SI par le service gestionnaire ont bien été prises en compte lors de la réalisation de l'appel de fonds et des comptes annuels ;
• il s'assure que les résultats des contrôles et audits (Contrôles internes, Anafe, CE, CCE) ont bien été pris en compte, et comptabilise les corrections financières en vue de l'établissement des comptes ;
• il contribue à la préparation des rapports de synthèse qui seront transmis à l’Anafe à l'appui des demandes de paiements intermédiaires et des comptes annuels ;
• il saisit dans SFC les données financières relatives aux demandes de paiements intermédiaires et aux comptes annuels dans le respect des différents appendices réglementaires.

La transmission des données finales à la Commission européenne relèvera de l’encadrement hiérarchique.

3/ mettre en œuvre les activités régionales nécessaires aux missions nationales de fonction comptable exercées par l’ASP pour le FEAMPA : il s’agira principalement de réaliser les validations des données régionales au fil de l’eau, et de produire les tableaux et attestations attendues par l’autorité nationale.

Le chargé de mission participe également au réseau national coordonné par l’ANCT et aux travaux nationaux sur le périmètre de la fonction comptable.

RELATIONS HIERARCHIQUES

• L’agent dépend directement de (n + 1) : Chef-fe du service de coordination transversale plurifonds (SCOFE)
• L’agent encadre directement (n-1) : /

RELATIONS FONCTIONNELLES

• Au sein de la Direction : ensemble des agents du Service Coordination transversale Plurifonds, et plus particulièrement le second Chargé des systèmes d’informations, Services Autorité de gestion du FEDER, FSE et FEADER
• Au sein de la collectivité : Direction du Numérique et des Systèmes d’informations ; Service FEAMP de la DIMER ; Direction des Finances et de l’Evaluation ; Direction de l’Audit; le cas échéant, ensemble des Directions sectorielles concernées par la mise en œuvre des FESI, en lien avec les responsables du pilotage de de chaque fonds
• Partenaires extérieurs : Editeur, ASP (administrateur du SI national FEADER, fonction comptable FEAMPA), ANCT

• aisance dans l’utilisation de systèmes d’informations variés et capacités d’apprentissage rapide de nouveaux outils informatiques ; une connaissance préalable des systèmes d’information utilisés pour la gestion des fonds européens sera particulièrement appréciée (outils régionaux, nationaux et européens)
• connaissance fine des modalités de mise en œuvre des fonds européens
• capacités et attrait pour le traitement des données et bonne maîtrise des outils de pilotage, notamment des tableurs
• capacités et attrait pour le travail en équipe et en transversalité
• rigueur et méthode
• expérience en matière de projets partenariaux
• expérience en matière de formation et d'assistance
• aisance relationnelle