Chargée des évènements communaux

Sous la responsabilité de la cheffe du pôle Vie Locale, assurer la gestion administrative, technique et organisationnelle des demandes concernant les manifestations et activités culturelles.

Missions principales :

• Evènements municipaux, manifestations institutionnelles et hommages nationaux : assurer l’organisation matérielle et logistique en collaboration avec les autres services de la Ville (jeunes diplômés, nouveaux habitants, médaillés du travail, lauréats des balcons et maisons fleuris et illuminés, coupe du golf, cérémonies militaires et inaugurations en fonctions de l’activité de Mme la Maire…)
• Promotion de la vie associative locale (organisation du forum des associations, informations sur le site internet de la ville, mise à jour de l’annuaire des associations…),
• Gérer le calendrier des manifestions de la Ville, réservations de salles et équipements communautaires,
• Rédaction des discours, des communiqués de presse, des articles du journal de la ville et des annonces d’évènements,
• Publipostage à effectuer et fichiers à mettre à jour pour l’envoi des magazines municipaux et institutionnels,
• Mise en place du dispositif de diffusion en live de certains évènements,
• Courriers de réponse aux félicitations et remerciements à l’attention de Mme la Maire,
• Réalisation et conception des cartons de naissance, remerciements, départs à la retraite…

Missions secondaires et particularités :

• Relations directes avec les prestataires
• Elaboration des rétro planning des différentes actions menées,
• Plastification et découpe de divers supports (flyers, affiches, brochures…) et mise sous pli,
• Participation à la gestion du service : assurer l’accueil physique et téléphonique, gestion du courrier, bons de commande, factures, comptes rendus de réunion de service,
• Participer aux diverses manifestations,
• Toute mission confiée par son supérieur hiérarchique ou la Maire

Excellentes capacités rédactionnelles (discours, communiqués de presse, articles, courriers officiels)

Compétences en organisation d’événements (logistique, coordination, gestion des prestataires)

Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l’environnement institutionnel

Capacité à gérer plusieurs projets simultanément et à respecter des délais contraints

Maîtrise des outils bureautiques

Sens de l’organisation, rigueur, esprit d'équipe et polyvalence

Aisance relationnelle et sens du service public

Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

Réactivité et capacité d’adaptation

Grande disponibilité