Coordinateur- secteur Accueil - Standardiste (h/f)

La ville de Tremblay en France s'est donnée comme objectif de renforcer l'accueil physique et téléphonique des administrés. Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Chef de service Accueil au sein de la Division Evénementielle, vous aurez pour mission au sein de l'accueil centralisé de l'hôtel de Ville, d'accueillir, d'informer, d'orienter et accompagner dans leurs démarches, l'ensemble des administrés.

Vos Activités :

Accueil et relation avec le public

• Assurer et superviser l'accueil physique et téléphonique et orientation des usagers vers les services appropriés.
• Garantir un accueil dynamique, qualitatif et personnalisé des usagers.
• Conseiller et orienter les usagers pour la réalisation de leurs démarches administratives.
• Prise en charge des actes administratifs de premier niveau (remise de livrets de famille, enregistrement des courriers déposés...).
• Superviser les accueils physiques, téléphoniques et ponctuellement événementiels à caractère protocolaire.
• Diffusion des informations obligatoires par voie d''affichage.
• Mise à disposition des documentations relatives aux activités sportives et culturelles
• Planification des permanences et des rendez-vous.
• Participation ponctuelle aux évènements municipaux (mise sous pli...).

Coordination d'équipe et suivi opérationnel

• Encadrer et coordonner l'équipe du secteur Accueil (5 agents).
• Assurer le suivi des absences et proposer les ajustements nécessaires dans l'organisation du service.
• Accompagner l'équipe dans l'appropriation des procédures.
• Accompagner l'équipe dans leur montée en compétences et assurer ou solliciter les formations nécessaires.
• Établir la planification des équipes et transmettre le planning hebdomadaire.
• Reporter quotidiennement un rapport d'activité à la hiérarchie.
• Assurer la gestion des uniformes.
• Contribuer à l'évaluation des politiques publiques en matière d'accueil (qualité de service, efficacité, efficience) à partir des indicateurs d'activité et des retours usagers, et proposer les ajustements nécessaires.

Amélioration continue et veille organisationnelle

• Assurer une veille sur l'évolution du fonctionnement des services.
• Mettre à jour les procédures internes liées à l'accueil du public.
• Identifier, anticiper et corriger les dysfonctionnements liés à l'utilisation des espaces.
• Alerter sur les risques et participer à la mise en place de bonnes pratiques.

La ville de Tremblay en France s'est donnée comme objectif de renforcer l'accueil physique et téléphonique des administrés. Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Chef de service Accueil au sein de la Division Evénementielle, vous aurez pour mission au sein de l'accueil centralisé de l'hôtel de Ville, d'accueillir, d'informer, d'orienter et accompagner dans leurs démarches, l'ensemble des administrés.

Vos Activités :

Accueil et relation avec le public

• Assurer et superviser l'accueil physique et téléphonique et orientation des usagers vers les services appropriés.
• Garantir un accueil dynamique, qualitatif et personnalisé des usagers.
• Conseiller et orienter les usagers pour la réalisation de leurs démarches administratives.
• Prise en charge des actes administratifs de premier niveau (remise de livrets de famille, enregistrement des courriers déposés...).
• Superviser les accueils physiques, téléphoniques et ponctuellement événementiels à caractère protocolaire.
• Diffusion des informations obligatoires par voie d''affichage.
• Mise à disposition des documentations relatives aux activités sportives et culturelles
• Planification des permanences et des rendez-vous.
• Participation ponctuelle aux évènements municipaux (mise sous pli...).

Coordination d'équipe et suivi opérationnel

• Encadrer et coordonner l'équipe du secteur Accueil (5 agents).
• Assurer le suivi des absences et proposer les ajustements nécessaires dans l'organisation du service.
• Accompagner l'équipe dans l'appropriation des procédures.
• Accompagner l'équipe dans leur montée en compétences et assurer ou solliciter les formations nécessaires.
• Établir la planification des équipes et transmettre le planning hebdomadaire.
• Reporter quotidiennement un rapport d'activité à la hiérarchie.
• Assurer la gestion des uniformes.
• Contribuer à l'évaluation des politiques publiques en matière d'accueil (qualité de service, efficacité, efficience) à partir des indicateurs d'activité et des retours usagers, et proposer les ajustements nécessaires.

Amélioration continue et veille organisationnelle

• Assurer une veille sur l'évolution du fonctionnement des services.
• Mettre à jour les procédures internes liées à l'accueil du public.
• Identifier, anticiper et corriger les dysfonctionnements liés à l'utilisation des espaces.
• Alerter sur les risques et participer à la mise en place de bonnes pratiques.

Votre profil :

• Excellente élocution.
• Souriant(e), dynamique et discret(e).
• Rigoureux (se), organisé(e) et disponible.
• Diplomatie, sang-froid et capacité à prendre du recul dans la gestion des situations sensibles
• Respecter la confidentialité des informations traitées et l'ensemble des procédures internes.
• Sens du service public et des relations humaines, présentation soignée et attitude exemplaire vis-à-vis du public et des équipes

Niveau de formation :

• Bac ou Bac Pro Accueil

Compétences requises :

̱ Maîtrise des pratiques en matière d'accueil physique et téléphonique : savoir être à l'écoute de son interlocuteur, analyser et reformuler sa demande et y répondre avec courtoisie.

̱ Savoir gérer l'information et la mettre à la disposition de l'usager.

̱ Maîtrise de l'outil informatique et du standard téléphonique.

Spécificités liées au poste :

• Uniforme obligatoire
• Disponibilité
• Sollicitation plus importante des agents d'accueil pour les festivités de fin d'année.
• Présence sur site en continu sur les plages d'ouverture au public.
• Gestion de pics d'affluence.
• Potentiel exposition à des situations tendues ou conflictuelles.