Directeur(trice) de Cabinet

Le cabinet accompagne le Maire et les élu(e)s dans leur action politique et l’exercice quotidien de leurs mandats électifs. Ce service est un acteur clef des liens entre les élus, la population, les services et les partenaires de la collectivité. Il est placé sous l’autorité du Maire.

Le/la directeur(trice) de cabinet conseille, prépare et facilite l’exercice de ses missions politiques par le Maire, ainsi que les aspects en lien avec la proximité (échanges avec les forces vives du territoire et les habitants), la communication et le protocole, et la coordination de l’agenda, en lien avec les élus et l’administration.

Vous assurez la préparation des différents temps à caractère politique du Maire et des élus (préparation des discours et interventions, éléments de dossier en lien avec les services de la structure mutualisée, etc.), tant internes (bureau de la majorité) qu’externes, avec une vérification des aspects logistiques et protocolaires, êtes le(la) référent(e) pour les sollicitations de tiers et différents aspects de proximité en lien avec les compétences municipales (rédaction des courriers de réponse et accompagnement aux projets dans la dimension de concertation avec les habitants, problématiques en lien avec des tiers ou des partenaires), et veillez à la coordination des agendas des élus, en lien avec les services de la structure mutualisée et le cabinet de la communauté d’agglomération.

Vous assurez une fonction de coordination de l’information entre les différentes directions et services et vous vous assurez que les élus disposent des informations nécessaires sur les dossiers en cours.

• Conseil et accompagnement de l’action politique du Maire et des élus de la majorité municipale :
• Préparer les différents temps institutionnels du Maire et des élus sous leurs différents aspects : éléments de discours et documents d’appui, lien avec les tiers, avec les services communication et en charge du protocole.
• Assurer le suivi des instances et temps de représentation du Maire et des élus.
• Suivi de dossiers spécifiques, en veillant à la coordination partenariale, et à la bonne association des services et entités concernés par les sujets traités.
• Assurer la réponse aux sujets de proximité et de concertation des habitants :
• Assurer la réponse aux courriers sur les différents champs de la proximité, en lien avec les services concernés le cas échéant, sur le champ des compétences municipales, ainsi qu’avec des tiers privés ou institutionnels.
• Accompagner les élus dans le cadre des rendez vous avec les habitants, sur des sujets ponctuels ou de concertation, en rendre compte et suivre la mise en œuvre des actions décidées.
• Préparer, en lien avec les services, les temps de concertation avec les riverains et tiers concernés par les projets municipaux, notamment en matière d’espaces publics.
• Soutien logistique et administratif de l’activité du Maire :
• Préparer, en lien avec les différents services, la logistique des différents événements de la municipalité (accueil d’officiels, préparation de salle ou de visio pour les rendez-vous, déplacements …).
• Appui du service Protocole, logistique et événementiel dans l’organisation des cérémonies officielles et des réceptions.
• Appui du service Protocole, logistique et événementiel dans la gestion du fichier des « personnalités »
• Prise en charge des demandes administratives qui échoient au cabinet.
• Coordination du circuit d’information et des agendas :
• Vérifier et suivre les parapheurs à la signature du Maire et les transmettre aux services.
• Assurer les diffusions des courriers signalés, leur flux vers les services et leur archivage.
• Envoyer les invitations et les comptes rendus des instances municipales non délibératives (bureau de la majorité).
• S’assurer de la bonne transmission des informations aux directions et aux services.
• Gérer de manière rigoureuse l’agenda et l’emploi du temps quotidien du Maire, en lien avec le cabinet de la communauté d’agglomération, les élus et les services.

Contraintes liées au poste : Forte disponibilité requise

Diplômes spécifiques : Niveau licence minimum

• Sens du contact et des relations, diplomatie, notamment avec les élus, courtoisie et maîtrise de soi
• Capacité à mettre en place des outils et méthodes de travail
• Connaissance du fonctionnement administratif et réglementaire d'une mairie (conseil, délégations de fonctions, rôles des élus...)
• Qualités rédactionnelles, orthographe, syntaxe
• Rigueur, autonomie et réactivité
• Forte adaptabilité
• Travail en équipe, sens de la transmission
• Discrétion professionnelle
• Disponibilité
• Polyvalence