Gestionnaire administratif Associations / Manifestations

Gestionnaire administratif Associations / Manifestations

Gestion administrative et organisation des équipements:

Planifier l’occupation des équipements sportifs (manifestations, lotos, scolaires, associations).

Recueillir et traiter les demandes de réservation (période scolaire et vacances).

Élaborer et suivre les plannings d’occupation tout au long de la saison sportive.

Assurer le suivi des demandes des usagers et des courriers/conventions liés aux équipements.

Rédiger et suivre les arrêtés et décisions municipaux (fermetures, autorisations…).

Produire les plannings d’occupation et de gardiennage.

Organisation et suivi des manifestations:

Participer à l’organisation des événements du service et des partenaires : Forum des associations, Téléthon, Octobre Rose, Journée découverte sport, Semaine du handicap, stages sportifs d’été, Provence Terre de Sport, cérémonie des sports…

Assurer le suivi des dossiers en lien avec les services techniques, la sécurité, la logistique et les partenaires institutionnels.

Rédiger les actes administratifs liés aux manifestations et les transmettre aux services concernés (préfecture, police, services municipaux, associations).

Enregistrement, suivi et mise à jour des dossiers sur logiciel AGORA (arrêté, pièces justificative...)

Gérer les demandes de transports (écoles, stages sportifs d’été).

Suivre les dotations aux associations et les opérations comptables associées.

Planifier les réservations de lotos sur les équipements sportifs.

Coordonner les événements avec les autres services municipaux.

Fonctionnement général du service:

Informer, orienter et accompagner les usagers.

Contribuer à la communication du service autour des manifestations.

Missions secondaires:

Gestion administrative courante (courriers, courriels).

Classement et archivage.

Suivi des stocks de fournitures.

Continuité du service public

Accueil téléphonique et physique du public.

Réponses aux usagers.

Maîtrise des techniques de secrétariat.

Excellentes capacités rédactionnelles.

Sens du relationnel et du travail en équipe.

Organisation, rigueur et autonomie.

Maîtrise des outils informatiques.

Connaissance du logiciel AGORA appréciée.