Gestionnaire administratif des assemblées

Définition et finalité du poste :

• Gestion des assemblées : organisation et suivi des Conseils communautaires, Conseils d’administration du CIAS et Conseil du SYMPA. Rédaction des actes administratifs
• Assurer le secrétariat des services de la Communauté de Communes, assurer l’accueil physique et téléphonique du public, renseigne, oriente et aide les différents utilisateurs à profiter pleinement des services communautaires.
• Assurer les fonctions de RGPD, de référent CADA
• Assurer le rôle de référent des Archives

Service de rattachement :

Direction des Services Fonctionnels – Pôle services généraux – Secrétariat/gestion des assemblées

Positionnement hiérarchique du poste :

Poste placé sous la responsabilité de la Directrice des services fonctionnels et la coordination du Directeur général des services.

Temps de travail du poste : Poste à temps complet.

Lieu d’exercice des fonctions : Poste de travail basé au siège,

21-23 Rue Victor Mazuel 63410 MANZAT

Horaires de travail : Du lundi au vendredi

Les horaires et les temps de travail accordés constituent un principe pouvant être assorti d’exceptions à la demande du Président motivé par les nécessités de service ou en cas d’urgence.

Prise de poste : 13 avril 2026

Conditions d’exercice des fonctions et contraintes inhérentes au poste :

• Travail sur écran
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Autonomie dans l’organisation du travail,
• Contraintes horaires liées aux horaires d’ouverture au public,
• Sens du service public,
• Disponibilité liée aux interventions exceptionnelles (évènementiel, réunions,…)
• Disponibilité liée aux interventions d’urgence (remplacements ponctuels en cas d’absence, assurés en interne, heures supplémentaires)
• Déplacements réguliers à la trésorerie, poste,
• Risque de tensions dans la relation au public.

Moyens mis à disposition :

• Local administratif réservé (bureau, armoire…), organisation spatiale de l’accueil adaptée à la mise en confiance de l’usager et à la sécurité,
• Poste informatique muni d’outils rédactionnels (Word, excel…),
• Matériel bureautique : imprimante, photocopieur, dupli-copieur, machine à affranchir, plieuse,…,
• Internet et messagerie,
• Moyens de communication (standard téléphonique),
• Matériel et véhicule de service (le cas échéant),
• Affichage,
• Rangements.

Moyens humains :

• Travail en collaboration avec du personnel administratif et technique.

Risques professionnels inhérents au poste si connus :

Cf. document unique de la collectivité.

Relations fonctionnelles :

• Contact direct et permanent avec le public, et les élus
• Relations avec d’autres collectivités et organismes partenaires, la trésorerie, la Poste, les associations…,
• Travail en collaboration avec les autres services de Combrailles, Sioule et Morge, communication permanente avec la Direction générale des services,
• Echanges et transmission d’informations régulières avec les Responsables de service,
• Relations avec les fournisseurs, les prestataires externes.

Régime indemnitaire lié au poste :

RIFSEEP : IFSE et CIA

Obligations de formations spécifiques ou de diplômes liés au poste :

• Formation initiale de prévention et de secours civiques,
• Formation aux outils bureautiques,
• Formations spécifiques en fonction des besoins,
• Accès à des actions de formation ponctuelle et/ou continue.

Evolutions possibles du poste :

Dans les missions et niveau de responsabilité exercés.

• Connaissance de l’organisation et de l’organigramme de la collectivité, ainsi que des organismes extérieurs connexes à l’activité
• Savoir :

o Connaissance des outils informatiques et bureautiques (e-mail, Word, Excel,…),

o Notions d’organisation et de gestion du temps de travail,

o Fonctionnement des services de la collectivité,

o Règles de l’expression orale et écrite de qualité,

o Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire,

o Fonctionnement de l’internet et de l’intranet,

o Tableaux de bord et outils de planification et suivi,

o Standard téléphonique, annuaire internet,

o Annuaire de la collectivité et des partenaires,

o Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu,

o Missions du service,

o Connaissance du statut de la fonction publique territoriale,

o Organiser et gérer son temps et les priorités.

• Savoir-faire :

o Communication : s’exprimer clairement, avec amabilité,

o Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence,

o Conserver neutralité et objectivité face aux situations,

o Sens de l’initiative et de l’organisation, autonomie et rigueur, réactivité,

o Classer, archiver de façon fonctionnelle,

o Réagir rapidement et efficacement à toute situation d’urgence,

o Travailler en transversalité,

o Se conformer à des consignes,

o Renseigner les différents publics sur les équipements et leur fonctionnement,

o Tri et évacuation des déchets courants,

o Contrôle de l’état de propreté des locaux,

o Capacité à rendre compte de tout évènement dont l’importance le justifie,

o Qualités rédactionnelles et relationnelles.

• Qualités et aptitudes requises (« savoir-être ») : comportement attendu et qualités personnelles

o Respect de l’autorité hiérarchique,

o Dynamique et à l’aise dans les relations humaines, capacité d’écoute et de dialogue,

o Sens du travail en équipe,

o Maîtrise de soi, diplomatie, rigueur,

o Polyvalence dans la proposition d’activités variées,

o Disponibilité exigée, sens du service public,

o Obligation de service : respect de la durée et des horaires de service,

o Obligation de réserve : respecter une certaine retenue dans les opinions exprimées en public, discrétion, confidentialité,

o Responsabilité dans l’utilisation du matériel,

o Tenue correcte et soignée

• Indicateurs d’appréciation des résultats :

o Degré de satisfaction du public, de la hiérarchie,

o Respect des consignes de sécurité,

o Bonne circulation de l’information,

o Sens du service rendu et initiative,

o Objectifs de progrès : processus d’amélioration individuelle ou collective par des formations.

Activités suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique.

Fiche révisable à tout moment en fonction des nécessités de service.