Gestionnaire comptable et administratif(ve)

Présentation de la structure

Le Syndicat Mixte du SCOT Grand Douaisis se situe au carrefour de Lille – Valenciennes – Arras et couvre le périmètre de deux EPCI, Douaisis Agglo (35 communes) et Communauté de Communes de Cœur d’Ostrevent (20 communes). Le Grand Douaisis s’inscrit dans une ambition « d’Excellence Environnementale et Energétique » à moyen terme (2040) et à plus long terme dans « la neutralité carbone » (2050). Ces ambitions sont traduites dans les documents pivots du SCOT Grand Douaisis qui s’imposent aujourd’hui aux 55 communes :

• Le Schéma de Cohérence Territoriale (SCoT) révisé, pour lequel un Document d’Aménagement Artisanal et Commercial (DAAC) est adossé, approuvés le 17 décembre 2019 qui fixent les orientations et objectifs en matière d’organisation territoriale, de mobilité, d’économie, de commerce, d’habitat, de cohésion sociale, d’environnement et de paysage.
• Le Plan Climat Air Energie Territorial (PCAET) adopté le 15 décembre 2020 qui détermine un programme d’actions permettant d’adapter le territoire au changement climatique s’articulant autour de 5 axes thématiques (énergie, mobilité, agriculture, économie des ressources et déchets, adaptation et séquestration carbone) et 1 axe transversal (gouvernance).

Ainsi, le SCOT Grand Douaisis travaille à la mise en œuvre des ambitions portées par les élus, en tenant compte des évolutions règlementaires (Loi Climat et Résilience…) et des enjeux du territoire (vulnérabilité de la ressource en eau…).

Le SCOT Grand Douaisis est une structure à taille humaine composé de 15 agents dynamiques, investis et motivés à relever les défis de demain et à accompagner les élus et les partenaires dans les changements à opérer. Vous évoluerez dans un environnement de travail serein, bienveillant, stimulant, propice à l’innovation et à la transversalité.

Synthèse du poste

Le poste du(de la) gestionnaire comptable et administrative est directement rattachée à la direction et comprend les missions suivantes :

• Suivi comptable, gestion de la paie, participation à la gestion des ressources humaines, et à la préparation budgétaire ;
• Organisation des bureaux et des comités syndicaux ;
• Gestion des stocks, des achats et des prestataires du Syndicat Mixte ;
• Assistance de l’équipe technique du SCOT.

Suivi comptable

• Préparer les éléments comptables
• Traiter les factures et titres de recettes (mandatement)
• Suivre, contrôler l'exécution des différentes émissions (mandats et titres) et suivre les encaissements
• Réaliser et suivre les engagements comptables
• Gérer les dépenses de régie
• Gérer les immobilisations / amortissements au prorata temporis
• Gérer le déclassement du matériel
• Gérer le FCTVA – complétude des formulaires et relations à la sous-préfecture
• Gérer les relations avec la trésorerie

Gestion de la paie

• Récupérer les éléments variables de paie, saisir les données paie et les contrôler
• Traiter les arrêts maladie, temps partiel thérapeutique, arrêt maternité, congé paternité, etc…
• Gérer les congés payés et les autorisations d’absences
• Gérer les relations avec les caisses de retraite, l’URSSAF, Centre de Gestion, Médecine du travail, caisse de retraite complémentaire
• Réaliser la déclaration et la gestion des charges patronales
• Recharger les cartes déjeuner
• Gérer les fins de contrat et les soldes de tout compte

Participer à la gestion des ressources humaines

• Gérer la carrière des agents en lien avec le centre de gestion
• Gérer l’organisation matérielle des procédures de recrutement
• Relire les contrats et ajuster les arrêtés (IFSE, CIA, Télétravail, mutation, stagiairisation, détachement …)
• Gérer les procédures administratives associées au recrutement (DUE, transmission des contrats, …)
• Gérer les arrêts maladie, congés payés, autorisations d’absence, temps partiel thérapeutique, congé maternité et paternité : établir les arrêtés et gérer les relations avec les organismes concernés
• Gestion des Ordres de Mission des agents
• Gestion des inscriptions en formation des agents (cnfpt … )
• Gérer les réservations de déplacements des agents (transport-hébergement)

Organisation des bureaux et comités syndicaux

• Préparer les pièces administratives constitutives du dossier et le lien DROPBOX
• Envoyer par voie postale et dépôt sur DROPBOX et suivre les convocations
• Mettre à jour les listes officielles des membres, modifier les chevalets et ajuster les listes d’émargements
• Coordonner l’organisation matérielle des séances (réservation salles et matériel d’enregistrement)
• Relire avant signature du Président des actes (délibérations, arrêtés, décisions ..) et les transférer au contrôle de légalité/CDG59, procéder à l’affichage et compléter le recueil des actes (archivage)
• Relire les PV de séances et les corriger si nécessaire

Gestion des stocks, des achats et des prestataires du Syndicat Mixte

• Gérer le stock (fournitures de bureau)
• Gérer les besoins matériels et fourniture lors des rencontres organisées (bureau, comités, réunions avec les élus ou acteurs du territoire…)
• Gérer les achats courants de façon raisonnée
• Piloter les contrats en cours et renouvellement (imprimante, voitures, nettoyage des locaux, assurance, gestion des espaces verts, matériel informatique et téléphonie …) : suivi, négociation, analyse et relation avec les opérateurs et planification des rendez-vous de maintenance
• Piloter les conventions de mise à disposition/location (matériels audio, salle, …) : suivi et mobilisation en tant que de besoin

Assistance de l’équipe technique

• Recevoir, filtrer, renseigner et orienter les appels
• Gérer le courrier entrant : dépouiller, enregistrer et distribuer le courrier
• Relire les courriers sortants (orthographe et formalisme) avant signature du Président, et gérer leur envoi
• Alimenter les besoins d’information comptable des pôles lors de l’élaboration des dossiers de demande de financements
• Assister les chefs de projet dans la gestion financière des marchés conclus (délai contractualisé, conformité des pièces pour les paiements …)
• Relire les documents produits par l’équipe technique du SCOT GRAND DOUAISIS
• Assister l’équipe lors de l’organisation d’évènements

Participer à la préparation budgétaire

• Ouvrir les budgets
• Saisir les budgets ou autres opérations budgétaires (DM) sur le logiciel métier, contrôler et transmettre les pièces
• Préparer le Compte Financier Unique (notamment complétude des annexes budget vert, Ressources Humaines …)
• Identifier les Restes à Réaliser

Connaissance de l’environnement et du fonctionnement des collectivités territoriales ;

Connaissances dans le domaine des finances publiques, de comptabilité ou de ressources humaines ;

Expérience dans un poste similaire souhaitée ;

Autonomie, rigueur, discrétion, confidentialité et loyauté ;

Capacité à travailler en transversalité avec des partenaires multiples ;

Aisance relationnelle avec la hiérarchie, les élus, les organismes publics et privés, les prestataires et les collègues ;

Réactivité et gestion du temps ;

Autonomie et force de proposition ;

Maîtrise des outils bureautiques courants et de logiciels métiers.