Officier

Suite à un changement de poste en interne, la collectivité d'Epinay-sous-Sénart recherche un(e)officier -agent instructeur guichet unique. Le poste est rattaché à la direction du parcours usagers. La Direction est quant à elle sous l’autorité du-de la chargée de mission Culture Communication & Parcours usagers.

Le service est composé de 7 agent et un responsable.

Les missions:

-Accueillir et renseigner le public

-Elaborer, instruire et suivre les dossiers administratifs en relation avec les usagers

Service Epinay Famille

-Consulter les informations relatives aux familles dans Ciril Enfance.

-Réceptionner et contrôler les dossiers pour les inscriptions scolaires.

-Remettre la fiche de renseignement et règlement intérieur périscolaire.

-Prendre les pré-inscriptions pour les activités périscolaires sur papier.

-Réceptionner et transmettre les certificats médicaux « enfants malades ».

-Réceptionner les documents nécessaires pour le calcul du quotient familial et de leur renouvellement (Assedic et RSA tous les 3 mois).

-Réceptionner les réclamations sur les factures émises.

-Assurer la mission de mandataire régie (régulariser et encaisser les factures (espèces, chèques, carte bancaire), sous le contrôle du régisseur unique

Affaires Générales :

-Réception des inscriptions électorales - Recensement du citoyen.

-Prendre des rendez-vous pour les instructions complexes en lien avec la hiérarchie.

-Instruction des demandes de titres (cartes d’identité et passeports).

-Instruction et délivrances des attestations d’accueil.

-Instruction et constitution des actes d’Etat Civil (Naissance, Reconnaissance,

-Mariage, Décès, PACS, changement de nom ou de prénom) – Transcription des actes – Avis de mention –

-Délivrer les actes d’état civil, les certificats de résidence, certificats de vie.

-Etablissement et délivrance des livrets de famille et duplicata.

-Réception des dossiers de mariage et de PACS.

-Participer aux célébrations de mariage et parrainage.

-Instruction des demandes d’inhumation, d’exhumation et de travaux.

-Gestion des achats et renouvellement de concessions.

-Accueil des familles endeuillées.

-Elections : Traitement des inscriptions et préparation des scrutins.

-Gestion et suivi du courrier – Affranchissement du courrier.

Relations internes :

• Les différents services municipaux

Relations externes :

• Les usagers
• Les prestataires extérieurs
• La Préfecture
• Le Tribunal de Grande Instance

Temps de travail hebdomadaire : 37h30

Les « savoirs » :

-Techniques d’accueil et de régulation

-Techniques d’écoute et de maîtrise des conflits

-Connaissance de tous les documents et formulaires nécessaires à la tenue du poste – Maîtrise des logiciels

-Gestion du temps

-Accueillir les rendez-vous à l’heure

Les « savoir-faire » :

-Accueillir et renseigner le public

-Avoir une attitude adaptée et représenter la Collectivité

-Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels

-Respecter les procédures organisationnelles

-Accompagner les usagers dans leurs demandes

Les « savoir-être » :

-Capacités relationnelles et rédactionnelles

-Travail en équipe

-Sens du service public

-Discrétion – Droit de réserve

-Ponctualité, disponibilité, rigueur,

-Considération, respect et courtoisie

-Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risques de conflits