Officier d'Etat-Civil

Au sein du service Accueil et Vie Citoyenne, sous l’autorité du Chef du service vous aurez la charge des missions suivantes :

• Instruire, constituer et délivrer tous les actes d’état civil ainsi qu’assurer la tenue administrative des registres.
• Accueillir et répondre aux demandes des administrés.
• Participer aux élections.

I – Missions du poste :

• Accueil physique et téléphonique :
• Assurer l’accueil et le premier niveau de renseignement du public,
• Orienter le public vers les différents services,
• Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi du courrier,
• Recueillir les doléances des administrés et en assurer le suivi.
• Missions affaires générales / élections :
• CNI / passeports biométriques :
• Accompagner et conseiller les demandeurs (pré-demande en ligne sur le site de l’ANTS notamment),
• Organiser les rendez-vous,
• Traiter les demandes et remettre les titres.
• Légalisations de signature,
• Tenue des listes électorales : inscriptions, mutations, radiations,
• Organisation des scrutins,
• Recensement citoyen,
• Recensement de la population (tous les 5 ans),
• Remise des diplôme des médailles du travail.
• Missions Etat Civil et funéraire :
• Réception des déclarations de naissance, adoption et de décès, des reconnaissances, préparation des dossiers de mariage et de PACS,
• Editions de copies d’actes en réponse aux courriers et aux demandes du public,
• Délivrance et suivi des demandes de livret de famille,
• Tenue administrative des registres d’état civil,
• Transcription de décisions de justice et d’évènements divers,
• Relations directes avec l’INSEE, les mairies, les préfectures et les tribunaux,
• Mise à jour du plan du cimetière,
• Participer à la rédaction relative au règlement du cimetière et à sa tarification,
• Tenue des registres informatiques.

Conditions d’exercice du poste :

• Travail en bureau et guichet d’accueil,
• Un roulement entre collègue est assuré en ce qui concerne les congés annuels, pour une présence permanente.
• Disponibilité demandée lors des pics d’activités (élections notamment) ou face à des urgences.
• Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d’ouverture au public,

Temps de travail hebdomadaire du lundi au vendredi : 37h00 avec une nocturne le jeudi (fermeture mairie 19h15).

Compétences requises :

Savoirs :

➢ Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook...),

➢ Capacité à utiliser les logiciels métiers : Arpège, Berger Levrault, RDV 360, portails web ...,

➢ Aisance relationnelle,

➢ Faire preuve de réserve et de discrétion,

➢ Sens du service public,

➢ Être méthodique et organisé (capacité à planifier et à suivre les dossiers),

➢ Savoir faire preuve de réactivité et d'anticipation,

Savoir-faire :

➢ Maitrise orale et écrite de la langue française,

➢ Qualités rédactionnelles, grande réactivité,

➢ Capacité à évaluer l’urgence d’une demande,

➢ Savoir faire face aux imprévus,

➢ Gestion des situations délicates,

➢ Bonne maîtrise de l’état civil, du droit funéraire et du droit électoral,

➢ Actes et écrits administratifs.

Savoirs-être :

➢ Autonomie, rigueur, esprit d'initiative,

➢ Diplomatie, qualités relationnelles.

➢ Devoir de confidentialité,

➢ En capacité de travailler tant en autonomie qu’en équipe,

➢ Rendre compte.

➢ Donner par son comportement une bonne représentation du service public,

Profil recherché :

• Votre sens de l’accueil et de la confidentialité,
• Vous maîtrisez la règlementation de l’état civil, la législation funéraire et électorale,
• Ancienneté dans un poste similaire obligatoire,
• Vous maîtrisez l’outil informatique et logiciels métiers,