Référent Etat civil

Sous l’autorité du Responsable du service Affaires publiques, vous serez un véritable pilier de coordination pour l’équipe. Vous interviendrez sur les dossiers complexes, apporterez votre expertise et assurerez le contrôle des actes et des prestations délivrées.

Missions

Ce poste exige une vision globale, une polyvalence affirmée et une capacité à relever les défis quotidiens de la fonction publique. Vous serez à la fois garant de la qualité des services et moteur de l’organisation collective.

Coordination et pilotage

Être le bras droit du Responsable du service Affaires publiques et assurer la continuité de l’action.

Superviser la conformité des actes

Accompagner les agents en veillant à la cohérence et à la qualité des prestations.

Assurer la liaison avec les partenaires institutionnels (cabinet du Maire, services municipaux, commissions de contrôle, etc.).

Garantir la fluidité des échanges internes et la transmission des informations stratégiques.

Expertise et contrôle

Développer une mission d’expertise sur les actes administratifs complexes (mentions, rectifications, registres, mariages, PACS, funéraire).

Contrôler la conformité des dossiers et actes, en particulier ceux liés à l’état civil et aux procédures sensibles.

Superviser la gestion des cimetières et du funéraire, incluant les arrêtés municipaux et le suivi des concessions (gestion de la régie « cimetière » notamment)..

Assurer la sécurité juridique des décisions et actes produits par le service.

Organisation citoyenne et démocratique

Participer à l’organisation des scrutins électoraux (préparation matérielle, suivi des listes, gestion des courriers de radiation).

Encadrer le tirage des jurés criminels et la cérémonie de citoyenneté.

Polyvalence au guichet

Participer au guichet polyvalent : accueil, information du public, traitement des demandes d’état civil, titres sécurisés, inscriptions électorales, attestations diverses.

Assurer une présence active et bienveillante auprès des citoyens, en incarnant l’image du service public.

Intervenir en soutien sur l’agence postale communale (services postaux et financiers).

Suivi administratif et back office

Suivre les statistiques et indicateurs du service

Gérer les demandes d’achat et renouvellement de concessions funéraires.

Assurer le suivi des registres, livrets de famille, recensement militaire et autres obligations réglementaires.

Coordonner avec l’assistante de direction pour garantir des réponses rapides et adaptées aux usagers.

Profil

Formation de niveau bac minimum souhaitée

Connaissances indispensables

• Fonction publique territoriale : maîtrise des règles, procédures et cadre réglementaire.
• État civil et affaires publiques : connaissance approfondie des registres, mentions complexes, mariages, PACS, funéraire.
• Organisation électorale : savoir-faire dans la préparation et le suivi des scrutins, listes électorales et commissions de contrôle.
• Procédures administratives : rectifications, légalisations, attestations, recensement militaire.
• Outils et logiciels métiers : Gescime (gestion funéraire), Comedec (communication dématérialisée), suivi statistique et gestion documentaire.
• Relation avec le public : techniques d’accueil, d’information et de gestion des demandes au guichet.
• Services postaux et financiers : bases nécessaires pour intervenir en soutien sur l’agence postale communale.