Régisseur-se pour le Pôle Famille

Située aux portes de Toulouse, la commune d’Aucamville connait un développement régulier de sa population et atteindra prochainement les 10 000 habitants. Elle jouit d’une centralité historique avec de nombreux commerces de proximité et un tissu économique important. Son dynamisme associatif, sa programmation culturelle, ses nombreux services publics en font une ville attractive.

Le Pôle Famille, issu du rapprochement des services Education Jeunesse et Petite Enfance, a pour vocation de simplifier les démarches des usagers et d’assurer une prise en charge transversale des enjeux, quelle que soit la thématique. Il accompagne les familles en les orientant vers les services adaptés, tout en mutualisant les espaces d’accueil et en optimisant le fonctionnement global.

Composé d’environ 90 agents, le Pôle Famille s’appuie sur un pôle administratif commun (Guichet Unique), dédié à la petite enfance et à l’éducation jeunesse. Ce service, constitué de deux agents a pour mission de faciliter les démarches administratives des familles en proposant un point d’accueil unique pour les paiements et la gestion des formalités liées aux services à destination des familles.

RENSEIGNEMENTS LIÉS AU POSTE

• Cadre(s) d’emplois envisagé(s) : Adjoints Administratifs Territoriaux ou rédacteurs territoriaux,
• Type de contrat : Poste permanent,
• Durée du contrat : CDD d’un an ou mutation,
• Durée hebdomadaire : 38h15 (19 RTT et 25 CA),
• Rémunération brute : 1823.03 € (1er échelon de la grille adjoints administratifs territoriaux) + 309.00 € de prime mensuelle + 77.50 € d’indemnités de maniement des fonds,
• Avantages : Tickets restaurants, participation à la mutuelle et à la prévoyance, possibilité d’adhésion à l’association du personnel de la ville d’Aucamville (chèque vacances, Noël du personnel, autres…), sport au travail et possibilité de télétravail un jour par semaine

Au sein du Pôle Famille, placé(e) sous l’autorité de la Directrice et en collaboration étroite avec une assistante de direction, vous contribuez au bon fonctionnement du service en assurant un rôle clé dans l’accueil des usagers et la gestion administrative et financière, avec une forte implication dans la tenue des régies.

MISSIONS

Au quotidien, vous :

• Accueil et relation aux usagers :
• Informez et accompagner les familles dans les démarches liées aux règlements des factures
• Encaissez les prestations : ALAE, restauration scolaire, ALSH, Petite Enfance dans le respect des procédures.
• Gestion des régies :
• Assurez la facturation des activités périscolaires, extrascolaires et de la petite enfance,
• Suivez les encaissements (espèces, chèques, prélèvements, carte bancaire, paiement en ligne, CESU) et en garantissez la fiabilité,
• Tenez la comptabilité des régies : ALAE, restauration scolaire, ALSH, Petite Enfance ainsi que les pièces réglementaires associées,
• Réalisez les opérations de versement et de justification auprès du Trésor Public,
• Veillez au respect des règles de la comptabilité publique et à la sécurisation des flux financiers,
• Suivi financier et relations avec les partenaires :
• Assurez le suivi des impayés (relance, lien avec le CCAS, transmission au service financier),
• Suivez l’activité du service à l’aide de tableaux de bord,
• Etes l’interlocuteur (trice) du service Finances Marchés Publics pour le suivi des recettes et des dépenses,
• Gestion administrative du service :
• Gérez les crédits scolaires et ALAE : suivi des commandes, engagements comptables et lien avec les écoles, suivi du budget
• Amélioration continue de service :
• Contribuez à l’évolution des procédures internes et du règlement de fonctionnement,
• Participez à l’amélioration de la qualité du service rendu aux familles,

Ponctuellement, vous :

• Assurez, en l’absence de l’assistante de direction, la gestion administrative et le suivi du Pôle Famille : accueil téléphonique, réalisation de travaux de secrétariat,
• Participez aux réunions de travail du Pôle Famille.

PROFIL SOUHAITÉ

• Formation ou expériences en administration, comptabilité ou gestion publique, idéalement dans une collectivité territoriale,
• Affinité avec les chiffres et la gestion financière, avec la capacité à assurer le suivi des régies et des encaissements,
• Expérience en facturation et suivi administratif,
• Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, Outlook et la maîtrise des outils ICAP, AIGA, CIRIL Finances serait un plus,
• Qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse,
• Sens de l’accueil et du service aux usagers, capacité à renseigner, orienter et accompagner les familles,
• Rigueur, organisation, autonomie et capacité à gérer les priorités,
• Aptitude à travailler en équipe et en transversalité,
• Discrétion, respect de la confidentialité et respect des procédures administratives et financières,
• Dynamisme, polyvalence, adaptabilité et force de proposition,
• Sens du service public.