Responsable associations, logistique et des salles municipales

responsable associations, logistique et des salles municipales

Missions :

Elaborer un schéma de relations partenariales avec les acteurs issus du monde associatif

Participer à la définition des besoins du service

Coordonner les divers évènements entre les acteurs : direction, services, associations, habitants, usagers

Elaborer des documents relatifs aux manifestations (fiche technique)

Participer aux différentes réunions (direction, comité de pilotage, groupes de travail, commissions d’attribution…),

Préparer et animer des réunions de concertation et d’information, en lien avec les élus, les associations et les directions

Activités principales :

Superviser et accompagner l’activité des agents,

Assurer la préparation et le suivi budgétaire du service (en lien étroit avec la Direction)

Elaborer des partenariats avec le secteur associatif

Proposer des outils et méthode de travail pour favoriser et faciliter la vie associative locale

Créer et structurer un magasin central du parc logistique de la mairie (gestion des stocks, renouvellement du matériel, restauration et réparation, vérification légale, achat des marchandises …)

S’assurer de la faisabilité des opérations (disponibilité du matériel, moyens humains, météorologiques...)

Co-organiser l’installation logistique des manifestations (achat, planning…)

Veiller au bon déroulement du montage, du démontage et de l’ensemble de la manifestation (planning, qualité, gestion des problèmes rencontrés),

Contribuer au développement de l’action de l’équipe par la formation, la valorisation des compétences.

Activités secondaires :

Assurer l’implantation des manifestations, des stands, du matériel

Compétences :

Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe, faculté d’adaptation, « sens pédagogique », capacité à négocier et à s’affirmer, autonomie, sens des responsabilités

Rigueur, qualités rédactionnelles, réactivité et respect des délais,

Avoir le sens de l’anticipation : Savoir repartir le temps de travail en fonction de la charge et de l’agenda des manifestations …

Connaissances spécifiques

Connaître les acteurs locaux (écoles, associations, population, services…)

Gestion de la qualité, de l’hygiène, de la santé, de la sécurité et de l’environnement

Respecter et faire appliquer les consignes (port d’EPI, suivi des procédures QHSE…)

Gestion du service

Assurer un équilibre entre ressources et besoins (financiers, techniques, humains)

Faire des choix entre plusieurs possibilités opérationnelles

Assurer le respect des procédures et des méthodes

Gestion budgétaire

Elaborer un budget et le suivre (contrôle des coûts, suivi des enveloppes…)

Etablir les bons de commande et suivre les factures

Evaluer les prestataires, leurs compétences et le rapport qualité/prix

Connaissance des logiciels

Traitement de texte, tableur, présentation…

Gestion de planning de présences, des manifestations, des actions associatives, des stocks

Gestion financière