Responsable de l'Espace Accueil Services (h/f)

Massy est devenue en seulement quelques dizaines d’années le premier pôle économique de l’Essonne. Seule ville de banlieue à disposer d’un Opéra, d’une gare TGV et prochainement du Centre Francilien Georges Pompidou, Massy est structurellement découpée en quartiers, traversée par les lignes de chemin de fer, ce qui lui confère une physionomie singulière. Cette configuration offre une mixité des usages de la ville assez rare en Ile-de-France : se loger (plus de 50 000 habitants), travailler (31 000 emplois), pratiquer des activités sportives (82 équipements, 2 piscines) ou culturelles (Opéra, Conservatoire, Scène de musiques actuelles, 2 Médiathèques…), se rencontrer (360 associations), grandir (33 écoles, 4 collèges, 2 lycées), tout est possible à Massy. Considérée aujourd’hui comme la Capitale Sud du Grand Paris, au cœur du cluster Paris-Saclay, Massy continue de se développer pour offrir à ses habitants et ses visiteurs la meilleure qualité de service possible.

La ville de Massy place la relation aux citoyens au cœur de ses priorités. Pour ce faire, elle met en œuvre une démarche qualité et s’est notamment dotée d’un outil afin de développer une relation de proximité avec les massicois. La gestion de la relation a pour objectif de définir un ensemble de processus permettant une optimisation du traitement des demandes des usagers ainsi qu’une amélioration de la communication de la mairie vers les massicois.

À travers son guichet unique, l’espace accueil service (EAS) assure les prestations de premier niveau de la mairie (51 prestations, 8 progiciels) et l’état civil : naissance, mariage, décès, mention, reconnaissance, gestion des cimetières, livret de famille, tenue des registres. La direction est composée d’un ou une responsable de service, d’une référente experte métier, règlementation et cimetières et de 15 agent·e·s ainsi qu’une agente à l’accueil de la Maison de la Formation et de l’Emploi.

Missions du poste :

• Piloter et coordonner le guichet unique (accueil physique, téléphonique et numérique) en adaptant notamment les rendez-vous physiques à la demande (gestion du logiciel de prises de rdv).
• Animer et encadrer l’équipe :
• Gérer les plannings et les congés des agents
• Animer les réunions de service
• Réguler les éventuels dysfonctionnements et les conflits
• Mettre en place un plan de formation notamment pour les nouveaux agents
• Apporter un appui à l’équipe si besoin, notamment pour la célébration des mariages
• En lien avec la référente expertise métier, règlementation et cimetières, superviser :
• la veille juridique concernant l’unité
• le lien avec les instances juridictionnelles (parquet d’Evry, TGI de Longjumeau)
• l’application des différentes ressources juridiques (Code Civil, IGREC, CGCT,…)
• l’actualisation des procédures du service
• la gestion des cimetières et notamment les opérations d’achats et de reprise de concessions
• la régie du cimetière en tant que régisseur titulaire
• Garantir la qualité du service rendu aux usagers (délais, clarté, accompagnement, médiation) :
• assurer le lien avec les autres services municipaux et partenaires institutionnels
• mettre en place une analyse permanente du service (statistiques qualitatives et quantitatives)
• être force de proposition dans le cadre de la démarche qualité et de l’amélioration continue.

-Horaires : 8h30 – 17h

• Possibilité de travail les samedis matins ou après-midi notamment pour les mariages (environ 1 fois par mois) et les nocturnes du jeudi jusqu’à 19h (environ deux fois par mois).
• Rémunération selon grilles statutaires + régime indemnitaire,
• 13e mois et prime d’engagement et d’assiduité,
• Congés : 25 CP + 9 RTT, jours de fractionnement,
• Restauration collective,
• Qualité de vie au travail (ateliers bien-être : massages assis, yoga, ostéopathie, kinésiologie, cours d’anglais, activités sportives…)
• Action sociale : COS (Comité d’œuvre Sociale), CNAS (participation de 10€/an),
• Remboursement des frais de transport à hauteur de 75%,
• Indemnité mobilité douce.

Horaires : 35h hebdomadaires

• Management d’équipe et conduite du changement.
• Connaissance du cadre réglementaire des démarches administratives locales.
• Maîtrise des outils bureautiques et numériques (logiciels métiers, portail citoyen).
• Capacité d’écoute et de communication avec des publics variés.
• Sens de l’organisation et rigueur administrative.
• Excellent relationnel et sens du service public.