Responsable de service délégué.e Moyens Généraux

Au sein du pôle « Logistique, Usagers, Marques, Influences et Attractivité » (LUMIA), la Direction des relations Usagers, du Protocole et des ressources Logistiques (DUPL) a pour principales missions :

• La gestion de la relation aux usagers, qu’ils soient usagers internes à l’administration régionale (élus / agents) ou externes (usagers des services publics régionaux) au travers de :
• La gestion de fonctions « ressources » destinées à faciliter le fonctionnement interne de l’administration régionale et concourant au bien-être au travail et à la dynamique de transition écologique et énergétique (restaurant administratif, reprographie, studio graphique, communication interne, sécurité, logistique, courrier, parc auto, navette, salles de réunion, fournitures…)
• La gestion de fonctions et d’outils en interface avec les usagers du service public régional (portail internet de l’administration régionale, standard, accueils, gestion des correspondances…) contribuant à l’image de l’institution et à son exemplarité
• L’organisation des manifestations officielles de la Région Occitanie et l’accompagnement protocolaire de l’exécutif régional.

Rattachés à la direction adjointe « Ressources et Logistique », les 33 agents du service Moyens Généraux, structuré autour de 5 thématiques : Parc Automobile, Logistique et Inventaire, Reprographie, Courrier départ, Studio graphique assurent un service polyvalent et support aux usagers :

• La gestion des moyens de mobilité mis à disposition des agents pour leurs déplacements professionnels (véhicules, vélos)
• La gestion des réservations des salles de réunion des sites de Toulouse et Montpellier
• La gestion des places de parking
• L’affectation des équipements de bureau et espaces de travail en mobiliers, livraisons de fournitures, manutentions et déménagements.
• Les enjeux liés à la gestion des entrepôts de stockage de la Région et à la structuration d’un inventaire physique des biens mobiliers rapprochable de l’inventaire comptable des immobilisations de la collectivité
• La gestion des courriers, parapheurs et colis : affranchissements, envois, routages
• La création de productions graphiques pour les besoins de communication interne et externe
• La production de travaux de reprographie à travers l’activité de deux ateliers.

Sous l’autorité du responsable de service, vous gérez et organisez en appui les moyens matériels et humains permettant d’assurer les missions relevant du périmètre des moyens généraux au service des agents de la collectivité.

Vous définissez et pilotez les moyens logistiques de la collectivité en lien avec les enjeux et la stratégie de gestion et d’évolution des moyens généraux internes mis à disposition des usagers de la collectivité.

Vous êtes ainsi garant.e de la cohérence, de l’opérationnalité, de la qualité et de l’équité des services rendus aux usagers.

Vous contribuez à la définition et au pilotage d’un projet de service en lien avec le responsable de service, en mobilisant les équipes en cohérence avec une organisation cible.

Vous participez et co-pilotez les projets structurants relevant du périmètre du service : inventoriât physique des biens, gestion digitalisée de la flotte et des ressources internes, indicateurs de suivi et de contrôle de l’activité.

Vous exploitez, pilotez et analysez les données des différents outils et applicatifs métiers relevant du service à des fins de bilans ou de process de contrôles.

Vous participez, en tant que contributeur.rice, à la coordination des thématiques ou projets transversaux entre les services et/ou les directions.

Vous favorisez la coopération et la transversalité avec les différents usagers en interaction avec le service.

Vous représentez la direction ou la collectivité auprès d’interlocuteurs extérieurs ;

Vous initiez, participez ou contribuez aux groupes projets, aux comités techniques et/ou de pilotage.

En complémentarité ou en l’absence du Responsable de service, Vous assurez le management de proximité, le pilotage du service et le fonctionnement quotidien des activités et missions relevant des unités logistique, courrier, parc auto, reprographie et studio graphique.

Ainsi, vous participez aux procédures de recrutement, à l’évaluation des agents sous votre responsabilité et vous identifiez les besoins de formation collectifs et individuels et l’évolution en compétences.

Vous accompagnez la mise en œuvre de la politique de prévention des risques professionnels et les actions en faveur de la qualité de vie au travail.

Vous pilotez, régulez / ajustez, répartissez et planifiez les activités des agents en fonction des contraintes du service. Vous priorisez les urgences avec réactivité.

Vous veillez à la qualité du service, vous vous assurez du respect des engagements pris, organisez l’information autour de ceux-ci.

Vous mettez en place une démarche résolument tournée vers l’usager et veillez à la qualité de son information.

Vous réalisez un suivi juridique et la sécurisation des actions du service (contrôle et légalité des actes).

Vous organisez et garantissez le respect des circuits décisionnels.

Vous initiez, modernisez et optimisez les procédures et les dispositifs du service.

Par ailleurs, vous planifiez les besoins budgétaires et contribuez à l’élaboration et au suivi de l’exécution du budget de service.

Vous contribuez à l’élaboration d’un programme pluriannuel d’investissement, structurez les activités courantes et inscrivez son activité dans une rationalisation des coûts.

Vous établissez un bilan annuel détaillé.

Vous assurez la gestion de la commande publique et élaborez les marchés relevant du périmètre du service et en supervisez le suivi et l’exécution.

Bénéficiant d’une expérience en management d’équipes techniques dans la Fonction Publique, vous possédez des qualités managériales et vous connaissez les techniques et principes de mise en œuvre d’un projet ou de service.

Vous maîtrisez les techniques et méthodes du travail collaboratif/coopératif, la gestion des activités et de l’organisation du travail.

Vous connaissez également les principes de gestion et d’arbitrage budgétaire.

Vous maitrisez les règles de la commande publique et justifiez d’une expérience dans la rédaction de pièces techniques et plus spécifiquement en marchés de fournitures et services.

Les règlementations en matière de processus logistique et de gestion de flotte automobile ne vous sont pas inconnues ainsi que les techniques de diagnostic et d’inventaire.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques, notamment Excel. Vous savez élaborer des tableaux de bord et des indicateurs.

Fédérateur.rice, vous bénéficiez d’une capacité à construire une réflexion collective nouvelle.

Vous possédez le sens du travail en équipe et en transversalité. Vous favorisez les échanges, l’ouverture, la concertation, et la cohésion de l’ensemble de l’équipe.

Vous savez faire preuve de pédagogie, d’une bonne organisation, de réactivité et de rigueur. Vous avez des capacités d’anticipation et vous savez vous adapter aux différents interlocuteurs.

Vous êtes adaptable, dynamique et force de propositions.

Enfin, autonome et souple, vous savez rendre compte à votre hiérarchie avec qui vous partagez les orientations de la direction et de la collectivité. Vous représentez la collectivité et la direction.

SPECIFICITES DU POSTE :

• Poste basé à l’Hôtel de Région de Toulouse avec coordination et animation d’équipe en bi-site
• Déplacements réguliers sur le territoire régional (environ 2 à 3 fois / mois en moyenne). Permis B obligatoire
• Certaines missions sont réalisables en télétravail dans le respect du temps de de travail de la collectivité.
• Ce poste ouvre droit à la NBI.