Responsable des assemblées et des actes institutionnels (h/f)

Sous l’autorité de la Directrice de la gouvernance et des affaires juridiques, le ou la responsable des assemblées et des actes garantit la préparation, la sécurisation juridique, l’organisation matérielle et le suivi administratif des instances délibérantes de la collectivité, au premier rang desquelles le conseil municipal.

Il ou elle assure l’interface entre les élus, le cabinet le cas échéant, la direction générale, les services producteurs de rapports et les partenaires institutionnels, afin de garantir :

La qualité des projets de délibérations ;

La complétude des dossiers soumis à l’assemblée ;

Le respect des délais, procédures et formalités ;

La régularité des séances ;

La fiabilité des actes et de leur publicité ;

La bonne traçabilité des décisions prises.

Le poste contribue directement à la sécurité juridique de la décision publique locale, à la qualité du dialogue entre administration et élus et à la continuité institutionnelle de la commune. Le conseil municipal règle les affaires de la commune par ses délibérations ; le maire prépare et exécute ces décisions, et les élus doivent être informés dans des conditions régulières des affaires soumises à l’assemblée.

2- Priorité du poste

Priorité 1

Sécurisation juridique des actes (délibérations, conventions…)

Fiabilité du conseil municipal (procédures, délais, complétude des dossiers)

Priorité 2

Harmonisation des pratiques et amélioration de la qualité des dossiers

Coordination interservices et diffusion de méthodes communes

Participation au travail en équipe du pôle et contribution à la cohésion et au partage des pratiques avec les juristes

Structuration et optimisation des outils (logiciels métiers, dématérialisation, outils d’aide à la rédaction, intelligence artificielle

Priorité 3

Contribution à l’amélioration continue des pratiques

Formalisation de référentiels internes et de bonnes pratiques

Renforcement du rôle de conseil auprès des élus et de la direction

Mission 1 – Préparer le conseil municipal

Le ou la titulaire coordonne l’ensemble du processus de préparation des séances ordinaires et extraordinaires du conseil municipal :

Recueil des projets de délibérations auprès des services ;

Élaboration du rétroplanning de séance ;

Vérification de l’état d’avancement des dossiers ;

Relances et arbitrages calendaires avec les directions ;

Consolidation de l’ordre du jour pour validation de la direction générale et de l’exécutif ;

Organisation de la chaîne de validation interne ;

Préparation des convocations et des dossiers transmis aux élus ;

Intégration des pièces, annexes, visas, références réglementaires et éléments financiers nécessaires.

Mission 2 – Organiser et sécuriser le circuit des délibérations

Le ou la responsable assure, avant l’inscription à l’ordre du jour, un pré-contrôle de légalité interne des projets de délibérations, consistant à vérifier notamment :

La compétence de l’organe délibérant ;

La base juridique du projet ;

La conformité du dispositif proposé ;

La cohérence des visas, considérants et articles ;

La présence des annexes obligatoires ;

La qualité rédactionnelle et la sécurité des formulations ;

L’existence des consultations préalables nécessaires ;

La conformité budgétaire et comptable ;

Les conséquences RH, domaniales, contractuelles ou patrimoniales ;

La bonne articulation entre décision du conseil, délégations du maire et actes d’exécution.

Mission 3 – Élaborer ou superviser les notes explicatives de synthèse

Le poste comprend soit la rédaction directe, soit la coordination/validation des notes explicatives de synthèse annexées aux convocations :

Reformulation administrative des propositions techniques des services ;

Mise en cohérence des enjeux politiques, juridiques, financiers et opérationnels ;

Présentation claire des motifs de la décision et de ses incidences ;

Production d’une trame homogène pour tous les rapports ;

Contrôle de lisibilité pour les élus et pour le public en cas de communicabilité.

Mission 4 – Assurer la questure et l’organisation matérielle des séances

Le ou la titulaire prépare la séance sur le plan matériel, protocolaire et fonctionnel :

Préparation de la salle ;

Gestion du plan de table ;

Vérification des moyens audio, vidéo et de vote le cas échéant ;

Organisation de l’accueil du public et des intervenants ;

Préparation des feuilles de présence ;

Gestion des pouvoirs ;

Vérification des conditions de quorum ;

Mise à disposition des dossiers papier ou dématérialisés ;

Coordination avec l’accueil, la sécurité, les services techniques et la communication ;

Préparation des documents utiles à la présidence de séance.

Mission 5 – Assister l’exécutif et l’assemblée pendant la séance publique

Présent en séance publique, le ou la responsable :

Assiste administrativement le maire ou le président de séance ;

Sécurise le déroulement procédural de la séance ;

Suit l’ordre du jour, les amendements, retraits, reports et votes ;

Consigne les interventions et décisions utiles à la rédaction du procès-verbal ;

Alerte en temps réel sur les incidences juridiques ou procédurales ;

Veille à la bonne formalisation des décisions prises ;

Coordonne, si besoin, les corrections de forme ou compléments demandés en séance ;

Assure le suivi des incidents de séance, suspensions, reprises et mentions nécessaires.

Mission 6 – Rédiger les documents post-séance : liste des délibérations, procès-verbal, actes

À l’issue de la séance, le ou la responsable :

Rédige et publie la liste des délibérations examinées ;

Rédige le procès-verbal de la séance ;

Finalise les délibérations dans leur version adoptée ;

Intègre les éventuelles modifications intervenues en séance ;

Prépare les signatures requises ;

Veille à l’inscription et à la conservation des actes dans les conditions réglementaires ;

Organise l’archivage papier et/ou électronique des pièces constitutives du dossier d’assemblée.

Mission 7 – Assurer la transmission, la publicité et le suivi des actes

Le ou la responsable pilote le circuit de sortie des actes :

Télétransmission ou transmission au contrôle de légalité des actes soumis ;

Vérification des accusés de réception ;

Suivi des observations préfectorales ;

Organisation de la publicité et de l’entrée en vigueur des actes ;

Alimentation des registres et outils de traçabilité ;

Diffusion interne des décisions exécutoires aux services chargés de leur mise en œuvre ;

Suivi des échéances d’exécution.

Participation, dans un second temps, le cas échéant, à la sécurisation, à la rédaction, à la publicité et au suivi des arrêtés et des décisions du Maire.

Mission 8 – Coordonner les services producteurs de dossiers

Le ou la responsable est l’interlocuteur transverse des directions et services afin de réunir en temps utile l’ensemble des pièces :

Projets de délibérations ;

Annexes techniques ;

Plans, conventions, tableaux financiers ;

Rapports RH ;

Pièces de marchés, foncier, urbanisme, subventions, patrimoine ;

Avis ou consultations préalables ;

Versions stabilisées pour envoi aux élus.

Il ou elle formalise des méthodes et des standards :

Trame de rapport ;

Guide de rédaction des délibérations ;

Check-list pièces obligatoires ;

Calendrier de bouclage ;

Circuit de visa ;

Référentiels internes de sécurisation juridique.

Mission 9 – Conseiller les élus, la direction générale et les services sur la vie institutionnelle

Le poste comporte une dimension de conseil :

Appui aux élus sur les règles de fonctionnement du conseil municipal ;

Conseil sur les procédures d’inscription à l’ordre du jour ;

Sécurisation des délégations, désignations, commissions et représentations ;

Veille réglementaire sur les règles applicables aux assemblées ;

Appui à l’installation du conseil à la suite du renouvellement municipal ;

Participation à l’actualisation du règlement intérieur de l’assemblée.

6. Champ de responsabilités

Le ou la responsable est garant :

De la régularité administrative des affaires soumises au conseil municipal ;

De la fiabilité juridique des délibérations ;

De la complétude des dossiers transmis aux élus ;

Du respect des délais de convocation ;

De la conformité des actes et procès-verbaux ;

De la coordination interservices ;

De la traçabilité et de la conservation des décisions.

7. Règles de fonctionnement

Aucun projet de délibération ne peut être inscrit sans validation du circuit administratif

Tout dossier incomplet ou non conforme peut être reporté

Respect strict des délais de procédure

Reporting régulier à la hiérarchie

Diffusion et respect des standards de qualité

8. Compétences attendues

Savoirs

 Droit des collectivités territoriales (CGCT)

 Régime juridique des actes administratifs

 Fonctionnement des assemblées délibérantes

 Règles de publicité, communicabilité et archivage

 Culture administrative territoriale

Savoir-faire

Rédaction juridique et administrative

Analyse et sécurisation des dossiers

Coordination interservices

Élaboration de process, rétroplannings et outils de suivi

Gestion des séances et rédaction de procès-verbaux

Maîtrise des outils numériques métiers

Savoir-être

Rigueur, méthode et fiabilité

Discrétion et loyauté institutionnelle

Sens du service public et neutralité

Diplomatie et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés

Capacité à gérer l’urgence et les situations sensibles

9. Profil recherché

Cadre d’emplois des attachés territoriaux

Expérience en collectivité territoriale souhaitée (affaires générales, juridiques ou assemblées)

Connaissance du fonctionnement des instances délibérantes

Capacité à travailler en lien étroit avec la direction générale

10. Contraintes du poste

Disponibilité en soirée (conseils municipaux)

Pics d’activité avant et après séance

Délais contraints

Exposition aux tensions politiques ou institutionnelles

Confidentialité renforcée

Avantages sociaux :

• CNAS (offres de loisirs, sport, culture) + Amicale du personnel
• Politique de formation active tout au long de la carrière
• Complément indemnitaire annuel (CIA) versé en fin d’année
• Prise en charge totale du stationnement ou de la navette maritime
• Forfait mobilités durables
• Carte Tickets restaurant de 9€ par jour de travail, pris en charge à 60% par l’employeur
• Participation à la mutuelle prévoyance et à la mutuelle santé à hauteur de 25 euros chacune
• Accès à un vélo à assistance électrique pour les déplacements professionnels
• Accès à des installations sportives de la ville pendant la pause méridienne