Responsable du pôle secrétariat général " cabinet du Maire/ Instances" (h/f)

Le responsable H/F du pôle secrétariat « Cabinet du Maire / Instances » assure l’encadrement et la coordination du service. Il est l’interface clé entre le Maire, le Directeur Général des Services et les élus.

En binôme avec son assistante, il filtre et oriente les rendez-vous et demandes des administrés, partenaires et institutions. Il assure le suivi budgétaire du Cabinet et de la Vie Internationale, en préparant et en contrôlant les budgets.

Il gère le traitement des courriers entrants et sortants. Il coordonne les demandes particulières des usagers du service public, en veillant à leur suivi rigoureux, à la répartition des informations entre le Cabinet et les services, et à la qualité des réponses fournies.

Il garantit la mise en œuvre des actions protocolaires, qu’il s’agisse des cérémonies officielles, des évènements commémoratifs, des jumelages ou des relations internationales avec tous les services impliqués.

Il transmet également les situations d’urgence à la Brigade d’Intervention et de Proximité.

Il est suppléé dans ses fonctions par une assistante, qu’il supervise sur l’organisation du Conseil Municipal et des Commissions.

Il travaille en transversalité avec la Police Municipale et les Elus.

Compétences professionnelles requises:

-Connaissance approfondie des procédures administratives, institutionnelles et du fonctionnement du Conseil Municipal et de ses commissions,

-Maîtrise des protocoles officiels et des relations publiques

-Maitriser l’outil informatique et les logiciels métiers (ex : CIRIL, INCOVAR…)

-Avoir le sens de l’organisation, de la rigueur et de la priorisation (situations d’urgence, de changements de dernière minute, ou des imprévus logistiques, gestion simultanée de plusieurs dossiers)

-Qualités rédactionnelles

-Mettre en œuvre une veille réglementaire

Savoirs faire:

-Savoir analyser une situation, enregistrer, transmettre et rendre compte

-Force de proposition et d’anticipation, capacités à innover, esprit d'analyse et de synthèse

-Autonomie dans l’activité quotidienne et l’organisation du travail

-Capacité à animer une équipe en créant les conditions d’une bonne coopération

-Capacité à gérer les compétences des agents (détection de besoins en formation)

-Capacité à fixer des objectifs individuels et collectifs aux agents

-Capacité à structurer l’activité de façon à répartir la charge de travail

-Capacité à superviser et contrôler l’exécution des tâches

-Capacité à gérer les conflits interpersonnels

-Capacité à accompagner le changement (savoir utiliser les techniques appropriées)

-Capacité à communiquer : informer, écouter, argumenter.

Savoirs être:

-S’adapter et se positionner, travailler seul ou en équipe

-Adopter une posture professionnelle adaptée en cohérence avec les valeurs de la collectivité : bonne présentation, discrétion, courtoisie, loyauté

-Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités

-Sens du service public et du secret professionnel, respect des délais et aptitude à travailler en transversalité