Secrétaire de mairie (h/f)

Suite à la demande de mutation de l'agent vers une autre collectivité, la commune de Saint-Paul d'Espis est à la recherche de son/sa nouveau/nouvelle secrétaire de mairie.

Temps complet 35H/semaine

1- Accueillir et renseigner la population (accueil physique/téléphonique) sur un panel de sujets divers ;

2- Traitement des courriers et courriels ;

3- Conseil municipal :

• Préparer la convocation, préparer l’affichage, préparer le cahier des délibérations ;
• Rédiger les délibérations et les passer au contrôle de légalité ;
• Rédiger le compte-rendu de séance ;
• Publier sur le site internet le compte-rendu et les délibérations.

4- Élections :

• Inscriptions/radiations sur la liste électorale ;
• Organiser les commissions de contrôle des listes électorales ;
• Impression des cartes électorales ;
• Mise en place des bureaux de vote en suivant les procédures émanant de la préfecture ;
• Rédaction et transmission des procès-verbaux ;

5- Budget :

• Exécution comptable : paiement des factures, émission des titres, écritures comptables, écritures de stock, décisions modificatives/virements de crédits ;
• Préparation budgétaire : budget principal et budget annexe ;
• Présentation du budget ;
• Déclaration de TVA sur budget annexe ;
• Délibérations afférentes et passage au contrôle de légalité ;
• Emprunts : contrats et mandatement des échéances.

6- Projets communaux :

• Préparation des demandes de subvention ;
• Préparation des demandes de paiement de subvention ;
• Suivi des marchés public (plateforme AWS + paiements des factures).

7- Urbanisme :

• Enregistrement des demandes (papier et Oxalis) ;
• Suivi des demandes et envoi vers les bons interlocuteurs (pétitionnaire, CC2R, préfecture, ABF si concerné) ;
• Déclarations d’Intention d’Aliéner.

8- État-civil :

• Demandes de copies d’acte ;
• Rédaction des actes : naissances hors-commune (enregistrement), actes de décès, transcriptions de décès, actes de mariage ;
• Constitution des dossiers de mariage : contrôler que toutes les pièces sont réunies ;
• Dossiers de décès sur la commune : ARS, INSEE, mentions marginales, mise à jour du livret de famille ;
• Mentions marginales ;
• Clôture annuelle de l’état-civil et envoi au Procureur de la république.

9- Recensement :

• INSEE ;
• Militaire.

10- Services communaux :

• Cantine : création des nouveaux redevables à la rentrée scolaire, facturation mensuelle des repas ;
• Salle des fêtes : rédaction des conventions de location, encaissement des paiements ;
• Loyers : émission des titres de recettes mensuels, encaissement et restitution des cautions.

11- Cimetières :

• Actes de concession et encaissement des produits des ventes de concession ;
• Autorisations d’inhumation/d’exhumation ;
• Autorisations de travaux.

12- Personnel communal :

• Paies + DSN ;
• Gestion du temps : absentéisme, congés ;
• Inscription aux formations ;
• Entretiens professionnels de fin d’année ;
• Tenue des dossiers individuels ;
• Recrutement : rédaction des offres, déclarations de vacance, convocation aux entretiens, entretiens, rédaction des courriers de refus ;
• Contrats, arrêtés, emplois PEC ;
• DPAE ;
• Dossiers de départ à la retraite ;
• Traitement des arrêts de travail ;
• RSU.

13- Bulletin municipal :

• Sourcing des thèmes ;
• Rédaction des articles et agencement de la maquette (avec Jean-Marc).

14- Réseaux-sociaux :

• Animation page Facebook ;
• Animation PanneauPocket.

Savoir-être:

-Sens du service public et discrétion professionnelle ;

-Rigueur et sens de l’organisation ;

-Autonomie et polyvalence ;

-Bon relationnel et capacité d’accueil du public ;

-Capacité d’adaptation face à la diversité des missions ;

-Réactivité et gestion des priorités ;

-Esprit d’initiative ;

-Respect de la confidentialité ;

-Capacité à travailler en collaboration avec les élus et les partenaires.

Savoir-faire:

-Maîtrise des procédures administratives des collectivités territoriales ;

-Rédaction d’actes administratifs ;

-Notions de comptabilité publique ;

-Utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels métiers) ;

-Connaissance des règles juridiques applicables aux communes ;

-Gestion des dossiers administratifs et archivage.

Profil recherché :

-Expérience en collectivité territoriale appréciée ;

-Connaissance des logiciels métiers (Cosoluce, Stella...).