Secrétaire de Mr le Maire

Assurer l’assistance administrative et organisationnelle du Maire afin de garantir le bon fonctionnement de son activité quotidienne, la gestion de son agenda et le suivi des dossiers administratifs.

Sous l’autorité directe du Maire :

Réalisation de travaux de bureautique (rédaction de courriers, notes, comptes rendus, mise en forme de documents)

Réception et filtrage des appels téléphoniques

Accueil et orientation des interlocuteurs (élus, partenaires, administrés)

Suivi, organisation et planification des réunions du Maire

Gestion et optimisation de l’agenda du Maire

Préparation des dossiers et supports pour les réunions et rendez-vous

Suivi, tri, classement et archivage des dossiers administratifs

Gestion du courrier entrant et sortant

Interface entre le Maire, les services municipaux et les partenaires externes

Formation administrative ou expérience significative sur un poste similaire

Expérience en collectivité territoriale appréciée

Capacité à travailler dans un environnement exigeant et dynamique

Conditions d’exercice :

Travail en lien direct avec le Maire

Disponibilité et adaptabilité requises (horaires variables possibles selon les obligations du Maire)

Poste nécessitant une grande confidentialité

Compétences requises

Savoirs :

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

Techniques de rédaction administrative

Savoir-faire:

Organiser et prioriser les tâches

Gérer un agenda complexe

Prendre des notes et rédiger des comptes rendus

Assurer un suivi rigoureux des dossiers

Communiquer efficacement à l’écrit et à l’oral

Savoir-être :

Discrétion et respect strict de la confidentialité

Sens de l’organisation et rigueur

Réactivité et capacité d’adaptation

Sens du service public

Bon relationnel et diplomatie