Secrétaire général des musée - Assistante de direction

Assurer le secrétariat général et le suivi comptable du service

des musées de Soissons. Assister le directeur des musées

Administration : préparation des activités des musées (expositions,

médiation, communication, etc) - plannings, organisation des

missions, suivi des guides et des intervenants,

Comptabilité : préparation des budgets, des bilans comptables, des

bons de commande

Ressources humaines : planning des agents, congés, ordres de

mission, suivi des vacataires et des stagiaires (tutorat)

Communication : animation du site internet des musées et de leur

page Facebook, en partenariat avec l'équipe de médiation

Interlocuteurs : en dialogue constant avec la direction ; assurer la

liaison entre les trois sites muséaux (Saint-Léger, Arsenal Saint-

Jean, CCEA), avec les autres services municipaux et les partenaires

extérieurs du musée

Assurer l'accueil téléphonique et physique

Administration des quatre pôles du service Musées

Responsable du pôle administration / finances (voir plus bas)

Secrétariat du pôle scientifique et culturel (saisie de documents de

formes et de contenus divers, suivi du courrier, prises de rdv,

gestion de la photothèque)

Secrétariat du pôle conservation (suivi du courrier, dossiers de

demande de subventions, dossiers de restauration et d'acquisitions

d'oeuvres)

Secrétariat et administration du pôle publics / médiation : planning

d'accueil des publics scolaire, adulte (groupes), individuels (ateliers,

visites sur inscriptions, etc) ; gestion des salles d'activités, gestion

des réservations, planification des intervenants (guides

conférenciers, médiateurs, etc) ; suivi et analyse des statistiques et

des enquêtes de fréquentation des sites

Préparation et suivi administratif des activités du service (rédaction

des conventions, préparation des délibérations du conseil municipal,

préparation des commissions, versement des dossiers sur le réseau

général)

Classement et archivage des dossiers papiers et numériques

Gestion des commandes de matériel de bureau

Préparation et rédaction des bilans d'activités annuels (et

semestriels)

Rédacteur

Capacité à gérer une équipe de titulaires de la fonction territoriale et

de vacataires (15-20 agents)

Etre autonome et organisé

Veille du bon fonctionnement du service (signaler les

dysfonctionnements, gérer les conflits)

Anticiper les besoins et être force de proposition

Avoir le sens du Service Public

Etre disponible, courtois, discret (respect des obligations de

discrétion et de confidentialité)

Bien connaître le statut de la fonction publique (territoriale)