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Secrétariat Général - Assistant (e) de direction (h/f)

GLEIZE

Cat. CTitulaireOuvert aux contractuelsComplet

Publiée le 23 mars 2026Date limite : 22 avril 2026

Synthèse de l'offre

Employeur

GLEIZE

Lieu de travail

PLACE DE LA MAIRIE, Gleizé (Rhône (69))

Département / Région

Rhône (69) — Autre

Type d'emploi

Titulaire

Catégorie

Catégorie C

Filière

Administrative

Date limite

22 avril 2026

Ouvert aux contractuels

Oui

Détails du poste

Grade(s) de recrutement

Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classeVoir la grille

Métier(s)

Assistant ou assistante de direction Assistant ou assistante de gestion administrative

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Temps de travail

Complet

Management

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Rémunération estimée

Estimation basée sur la grille indiciaire du grade Adjoint administratif (IM 366 → 376).

Salaire brut mensuel

1 802 € — 1 851 €

Salaire net estimé

1 430 € — 1 469 €

Voir la grille indiciaire complète Calculateur de salaire

Descriptif de l'emploi

MISSION GENERALE : assurer la gestion administrative du secrétariat général, de l’évènementiel et du service logement

1/ MISSIONS PRINCIPALES :

ACCUEIL/SECRETARIAT/COURRIER :

Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat général : Maire, DGS et adjoints
Assurer la réception et la gestion de la boîte mail générale de la mairie
Assurer la gestion du courrier entrant : réception, ouverture et orientation vers les services et parapheur et concernant le courrier sortant, suivi des circuits parapheur
Assurer la diffusion du courrier après orientation par le maire et le DGS (procédure d’enregistrement), procéder à des relances auprès des services pour s’assurer que des réponses ont été apportées à toutes les demandes
Réaliser et diffuser la revue de presse quotidienne et assurer le suivi et la gestion des abonnements du secrétariat générale
Assurer la tenue des agendas du maire et du DGS et du BM, en l’absence du directeur de cabinet
Assurer le suivi et l’organisation des rendez-vous des élus
Assurer le suivi de l’organisation matérielle de réunions internes et externes avec réservation des salles et matériels
Assurer la rédaction et mise sous plis de courriers : riverains, invitations aux cérémonies notamment
Préparer et mettre en forme des courriers et des comptes-rendus pour le DGS
Opérer la mise à jour et la tenue des bases de données et des contacts du cabinet du Maire

ASSEMBLEES :

Assurer le secrétariat du conseil municipal d’enfants, et tous les actes administratifs afférents à son fonctionnement : organisation des réunions, convocations, élections…
Assurer le secrétariat du conseil municipal des aînés, et tous les actes administratifs afférents à son fonctionnement : organisation des réunions, convocations, élections…

EVENEMENTIEL

Assurer l’exécution et la coordination des préparatifs des fêtes et cérémonies (patriotique, citoyenneté, saison culturelle, nouveaux habitants, semaine Europe, forum association, programme environnement et éducation, permis piéton, les conscrits en interne et les classes, fêtes des familles, marathon du Beaujolais, rendez-vous au jardin, remise des dictionnaires, vœux du Maire …) : invitations, passages de commandes, réservation de salles
Etablir et suivre les fiches techniques d’organisation des fêtes et cérémonies
Assurer les commandes de gerbes, fleurs, cadeaux de fin d’année
Assurer le suivi de l’exécution budgétaire du service fêtes et cérémonies / communication : engagements, bons de commande, vérifier la livraison
Assurer le Suivi et la mise à jour du répertoire téléphonique et des mails
Assurer la diffusion et la communication interne de documents

SECRETARIAT GENERAL :

Traiter les demandes d’occupation domaine public, brocante et vide maison
Assurer la tenue et la mise à jour fichier access ou autres supports de base de données (ainés, associations, population)
Rédiger les arrêtés pour les manifestations sportives ou de grande ampleur et les arrêtés de voirie permanents, d’occupation du domaine, de taxi
Assurer le suivi des autorisations de taxi sur la commune
Assurer le suivi et l’instruction des dossiers bourses BAFA et Permis Conduire
Rédaction et classement des arrêtés de voiries permanentes, d’occupation du DP, de taxi…
Assurer le suivi de l’attribution des licences de débit de boissons
Assurer le suivi des commandes de fournitures administratives et du budget associé
Lors des élections : assurer la constitution des bureaux de vote et la recherche des assesseurs, les plannings des bureaux de votes

LOGEMENTS

(Communaux)

Assurer la gestion et la tenue des dossiers administratifs des locataires (baux et avenants, assurances…)
Assurer la rédaction des baux,
Assurer la publication des annonces en cas de vacances de logement et réception des candidatures et analyse selon les critères définis,
Assurer le suivi des avenants et des indexations de loyers, le suivi des impayés avec les gestionnaires finances,
Assurer le suivi administratif des états des lieux entrant/sortant avec les services techniques,

(Sociaux)

Assurer le suivi des demandes de logements sociaux dont les logements réservés,
Assurer le suivi des relations avec les bailleurs sociaux,

2/ MISSIONS SECONDAIRES :

Rédaction de divers actes et tableaux pour le DGS
En l’absence de l’agent en charge du service scolaire social, assurer la continuité des demandes sociales

3/ PROFIL

COMPETENCES TECHNIQUES

Maîtrise pack office, outlook et techniques rédactionnelles

SAVOIR ETRE

Discrétion, disponibilité

RELATIONS DE TRAVAIL

Maire, élus, DGS, Responsable service, agents, partenaires institutionnels…

SUJETIONS PARTICULIERES DU POSTE

Missions et conditions d'exercice