Un assistant de direction H/F

ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F) à 80 %

au sein de la DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES du PAYS VOIRONNAIS

pour un remplacement de 6 mois

La Communauté du Pays Voironnais et ses 800 agents œuvrent au quotidien pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, solidaire avec ses habitants, en phase avec les enjeux actuels et futurs. Nous rejoindre c’est faire le choix d’intégrer une collectivité à taille humaine qui mise sur la qualité de vie au travail de ses agents. C’est aussi faire le choix d’un territoire où il fait bon vivre, proche de la nature et de tous les services.

• Contexte :

Depuis le 1er janvier 2016, la Communauté d’Agglomération du Pays Voironnais (93 000 habitants – 850 agents), et la Ville de Voiron (21 000 habitants – 550 agents) – Ville centre du territoire intercommunal – ont mis en place un Service commun des Ressources Humaines.

Le service est composé d’une équipe de 34 personnes (33 en interne, 1 décentralisée), et gère 1500 agents. Il est structuré autour de plusieurs unités : l’unité « Pilotage - SIRH», l’unité « Carrière-paie-retraites », l’unité « Parcours professionnels » et l’unité « Santé au Travail».

Le poste d’Assistante de Direction est directement rattaché à la Directrice des Ressources Humaines.

La particularité de vos missions : travailler pour le compte de 2 collectivités, avec leur propre processus décisionnel.

Vous serez chargé-e de :

1/ Assurer la gestion administrative et logistique de toutes les instances RH :

• Planification et organisation de toutes les instances RH (instances de dialogue social) : planifier et assurer le suivi des réunions, préparer et envoyer les ordres du jour, assurer la transmission des documents avant les réunions dans les délais réglementaires impartis, prendre des notes et rédiger les comptes-rendus.
• Suivi des décisions et délibérations sous Webdelib
• Liens directs avec l’élu (Conseiller Délégué aux Ressources Humaines), les représentants syndicaux, les Directions de Service pour la préparation des ordres du jour et la rédaction des comptes-rendu dans un contexte de remise en route du mandat, suite aux élections municipales 2026.

2/ Assurer le secrétariat du service et plus particulièrement de la Direction :

• Accueil téléphonique et physique : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire au bon interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
• Organisation de la vie professionnelle : assurer la gestion des agendas et la prise de rendez-vous en fonction des priorités, élaborer des outils de suivi, rappeler les informations importantes et transmettre des messages, rédiger les comptes-rendus des réunions de service mensuelles.
• Gestion des courriers entrants et sortants.
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique divers : courriers, notes internes / externes, tableaux de bord…
• Référent arborescence informatique
• Tri, classement et archivage de documents
• Commande de fournitures
• Remplacement ponctuel des agents de l’accueil RH

3/ Participer à l’élaboration du budget du service

• Assister la Directrice du Service dans la préparation budgétaire du budget de fonctionnement du service : budget primitif et décisions modificatives, saisie sous le logiciel Finances, prise de bons de commande, pré-validation des factures.
• Lien avec les différents interlocuteurs du service

4/ Participer à la vie du service

• Bac à bac + 2 /+3
• Expérience sur un poste similaire serait un plus
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée
• Maîtrise des outils informatique de bureautique : Libre Office, logiciels métiers, organisation de visio conférence Zoom.
• Maîtrise des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
• Principes rédactionnels des notes et compte-rendus
• Capacité à travailler en autonomie et en transversalité - Adaptabilité
• Rigueur et sens de l’organisation - Capacité à prioriser
• Discrétion et confidentialité indispensable