Secrétaire médico-sociale (h/f)

Placé idéalement au cœur de la Région Nouvelle-Aquitaine, le département de la Charente offre l’avantage d’une agréable qualité de vie et de paysages très divers. Charente limousine, Charente périgourdine, pays du Cognac, vallée de l’image d’Angoulême, constituent des atouts économiques et culturels pour le département.

De nombreux et grands festivals y sont organisés toute l’année : le festival international de la Bande dessinée y côtoie le Festival du Film Francophone, le Festival Blues Passion, Musiques Métisses ou le Festival des Musiques du monde à Confolens.

Ouvert sur les métropoles, le département de la Charente est accessible grâce aux axes nationaux et la LGV qui desservent ses territoires.

Tourné vers le développement de l’image de son territoire, le Département de la Charente accorde une importance particulière à l’éducation, à travers les collèges dont il a la charge, à l’accessibilité de ses territoires, à travers l’entretien des routes départementales, et aux solidarités humaines, à travers les maisons des solidarités.

Le Territoire d’Action Sociale (TAS) Ouest Charente est composé de 4 Maisons départementales des solidarités (MDS) réparties sur les territoires de la communauté d'agglomération Grand Cognac et la Communauté de communes du Rouillacais. L'équipe Premier Accueil Administratif et Communication est en charge de missions transverses et supports. Elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des professionnels des différents secteurs.

Le/la secrétaire médico-sociale accueille et reçoit les usagers des services sociaux. Il/elle identifie, analyse la nature de la demande et oriente vers les services professionnels et compétents. Il/elle effectue des prises en charge administratives.

Mission 1 : Accueil, conseil et orientation des usagers (50%)

• Assurer l'accueil physique : accueillir, renseigner et orienter le public ;
• Assurer l’accueil téléphonique : standard, filtrage, premiers renseignements, orientations vers les interlocuteurs de la Maison Départementale des Solidarités, transmission des messages, prise de rendez-vous ;
• Identifier et qualifier les demandes sociales ;
• Participer à l’accompagnement des publics accueillis : accueil approfondi, appui dans les démarches administratives initiales.

Mission 2 : Organiser, planifier le travail du secrétariat (30%)

• Assurer le traitement du courrier ;
• Réaliser une gestion polyvalente des différentes tâches du secrétariat ;
• Créer, mettre à jour et archiver des dossiers (version papier et électronique) ;
• Créer, mettre à jour et suivre des tableaux de bord ;
• Rédiger des comptes rendus de réunion.

Mission 3 : Gestion administrative des dispositifs d'aide sociale à l'enfance, de l'insertion et de la protection maternelle et infantile (10%)

• Saisir des données dans les logiciels métiers utilisés au sein du Territoire d'Action Sociale ;
• Rédiger des comptes rendus de réunion ;
• Assurer le contrôle des procédures ;
• Assurer le classement des dossiers et leur archivage.

Mission 4 : Traitement de la logistique (10%)

• Réaliser le suivi de la maintenance des locaux, des matériels et des véhicules de service.

Conditions particulières d'exercice :

Temps complet 39 heures (25 jours de CA + 23 jours de RTT)

Équipement bureautique et informatique

Accueil de publics variés

Secret professionnel, missionnel et obligation de confidentialité

Permis B nécessaire

Peut-être amené à exercer ponctuellement sur une autre Maison Départementale des Solidarités

Accueil de stagiaire(s)

SAVOIRS :

• Outils bureautiques et logiciels métiers
• Organisation, du fonctionnement, des missions du Conseil départemental et de la direction et/ou service d'affectation
• Sensibilisation au travail social (connaissance des dispositifs, des partenaires sociaux et de leur champ de compétence)
• Techniques d'entretien et de gestion des conflits
• Règles d'orthographe, de grammaire et de syntaxe

SAVOIR-FAIRE :

• Rédiger (comptes-rendus, procès verbaux et autres documents nécessaires à l'exercice du métier)
• Accueillir et avoir des contacts avec les publics en difficulté
• Évaluer la nature de la demande afin d'orienter l'usager vers les partenaires compétents
• Prioriser et planifier les tâches

SAVOIR-ÊTRE :

• Savoir travailler en équipe
• Être organisé, rigoureux et méthodique
• Faire preuve de réactivité, d'adaptabilité aux différentes situations
• Développer un esprit d'analyse et de synthèse
• Faire preuve de distanciation et d'adaptation au contexte