Secrétaire territoriale : gestion administrative des collectivités – Fiche métier
Les secrétaires territoriales jouent un rôle central dans le fonctionnement des collectivités locales, assurant la coordination administrative et le soutien aux élus. Ce métier, en forte demande dans les mairies, communautés de communes et conseils départementaux, combine expertise technique et sens relationnel. Des offres récentes sur Emploi Territorial et Hellowork illustrent cette dynamique, avec des postes proposés à 11,88 €/h pour des contrats de 12 mois.
Les missions clés du secrétaire territorial
Gestion de l’agenda et coordination
La première mission consiste à organiser l’emploi du temps des élus, en priorisant les dossiers urgents. À Val-d’Oise, un assistant de direction est chargé de planifier les rendez-vous du maire et de transmettre les informations pertinentes à son activité. Cette fonction implique une maîtrise des outils de planification et une capacité à hiérarchiser les priorités.
Traitement des dossiers administratifs
Les secrétaires territoriales gèrent les flux documentaires, de l’archivage des pièces au suivi des procédures. Le Conseil départemental du Pas-de-Calais recrute actuellement un secrétaire pour rassembler et classer les documents, mission essentielle pour la traçabilité des décisions. Cette tâche nécessite une rigueur méthodique et une connaissance des procédures légales.
Interface avec les partenaires institutionnels
Rattachés au cabinet du maire ou à la direction générale, ces professionnels servent de relais entre les services techniques et les élus. À Savigny-le-Temple, le secrétariat de la Direction Générale de l’École polytechnique assure une interface entre la présidence et les services administratifs, garantissant un fonctionnement fluide.
Les compétences requises pour exercer ce métier
Savoir-faire administratif et juridique
Maîtriser les spécificités de la fonction publique territoriale est indispensable. Les formations proposées par Greta Formation insistent sur la gestion budgétaire, la comptabilité publique et le suivi des dossiers d’urbanisme ou de patrimoine communal. Une connaissance des règles de l’état civil et des procédures d’achats publics est également exigée.
Aptitudes relationnelles et organisationnelles
Le métier exige un sens aigu de l’écoute pour accueillir les usagers et un esprit d’initiative pour anticiper les besoins. Les recruteurs valorisent les profils capables de gérer simultanément plusieurs dossiers, comme le souligne une offre pour un assistant de direction à Palaiseau.
Maîtrise des outils numériques
L’évolution des pratiques administratives rend nécessaire une aisance avec les logiciels de gestion (comptabilité, suivi de dossiers) et les outils collaboratifs. Les formations mentionnent explicitement l’importance de ces compétences techniques.
Les perspectives de carrière et formations
Parcours de formation adaptés
Les diplômes requis varient entre Bac+2 (BTS, DUT) et Bac+3, selon les postes. Les formations en secrétariat de direction ou en gestion administrative des collectivités locales sont particulièrement recommandées. Greta Formation propose un parcours complet incluant la gestion des ressources humaines et l’animation de la vie locale.
Évolution professionnelle possible
Les secrétaires territoriales peuvent progresser vers des postes d’assistant de direction ou de responsable de service. À Essonne, un attaché de direction générale accompagne les sous-directeurs dans la planification et le suivi des dossiers, montrant les opportunités de spécialisation.
Secteurs d’intervention variés
Les métiers s’exercent dans diverses structures : mairies, conseils départementaux, maisons départementales des personnes handicapées (MDPH). Une offre à Seine-et-Marne illustre ce dernier cas, avec un accompagnement personnalisé des usagers.
Les défis et enjeux du métier
Adaptation aux réformes institutionnelles
Les fusions de collectivités et les réorganisations administratives imposent une flexibilité accrue. Les secrétaires doivent s’adapter à de nouvelles procédures, comme le soulignent les offres récentes mettant l’accent sur la polyvalence.
Gestion de la charge de travail
Le volume de dossiers à traiter (urbanisme, achats publics, état civil) exige une priorisation rigoureuse. Les recruteurs recherchent des profils capables de travailler sous pression tout en conservant une précision irréprochable.
Digitalisation des services
L’introduction de nouveaux outils numériques (démarches en ligne, gestion électronique des dossiers) transforme les pratiques. Les formations insistent sur l’importance de se former aux technologies émergentes pour rester compétitif. : un métier en pleine mutation
Le secrétariat territorial reste un pilier de la gouvernance locale, combinant expertise administrative et proximité avec les citoyens. Alors que les collectivités renforcent leurs équipes, les perspectives d’évolution de carrière et les formations spécialisées offrent des opportunités prometteuses. Les recruteurs privilégient désormais les profils polyvalents, capables de s’adapter aux défis de la modernisation administrative.