AGENT ADMINISTRATIF POLYVALENT

Sous l’autorité de la responsable du service administratif, l’agent assurera les missions suivantes

Missions principales :

• Accueil physique et téléphonique du public
• Traitement du courrier et des mails
• Renseignement et orientation des usagers
• Suivi des dossiers d’urbanisme (réception, enregistrement, transmission)
• Gestion des locations de salles
• Gestion de la partie associative (demandes diverses, demande de subventions, planning des salles)

Missions secondaires :

• Gestion des demandes en matière d’état civil (actes, dossiers, informations)
• Participation aux actions de communication (affichage, diffusion d’informations municipales)
• Utilisation du logiciel JVS ON LINE pour la gestion administrative

CONNAISSANCES THÉORIQUES ET SAVOIR FAIRE

 Connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation

 Savoir écouter, comprendre et renseigner clairement le public

 Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d’état civil

 Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d’urbanisme

 Connaître le cadre réglementaire qui entoure les élections

 Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes communaux

 Connaître le cadre réglementaire en matière d’archivage des documents administratifs

 Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

 Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

 Polyvalence et gestion simultanée de plusieurs dossiers

 Connaître les droits et obligations des usagers

SAVOIR-ETRE : comportement, attitudes, qualités humaines

 Qualités relationnelles et d’écoute, patience et diplomatie

 Expression orale claire et esprit de synthèse

 Qualités rédactionnelles

 Autonomie

 Ponctualité

 Rigueur, méthode, organisation et respect des délais réglementaires

 Adaptation et travail en équipe

 Capacité à travailler dans l’urgence, gestion du stress et gestion de la polyvalence et des priorités

 Discrétion professionnelle

 Disponibilité (remplacement, réunions…)

 Réactivité, gestion des pics d’activités, initiative, anticipation

 Bonne attitude, comportement adapté

 Savoir vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs.