AGENT D'ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE

Le CCAS est un établissement public en charge de l'action sociale, de la gestion du secteur petite enfance, du secteur personnes âgées, de l'accompagnement à l'emploi, et du logement social.

Il participe à la mise en œuvre de la politique sociale municipale.

Activités et taches du Poste

Gestion de l'accueil

• Gestion de l'accueil des usagers (accueil physique, téléphonique et boîte mail)
• Délivrer un 1er niveau de réponse adapté aux besoins de l'usager
• Orientation des usagers vers les services correspondant à leur problématique

Gestion administrative et technique du CCAS

• Courrier : envoi/réception, enregistrement, distribution
• Tenue de tableaux de bord (statistiques liées aux flux d'accueil, tickets restaurants, ...)
• Gestion de plannings (présence équipe, ouverture/fermeture CCAS, RDV par pôle, transports, ...)
• Mise à jour de l'affichage
• Gestion des ressources documentaires en libre accès en lien avec la Direction de la Communication, l'ensemble des pôles du CCAS, les services de la ville et les partenaires
• Participation aux réunions d'équipe et rédaction des comptes rendus
• Gestion des stocks et du matériel
• Gestion et suivi des tickets de maintenance
• Gestion de l'archivage papier et numérique

Gestion de la domiciliation

• Gestion administrative des demandes et résiliations, et suivi des renouvellements
• Accueil du public
• Distribution du courrier
• Suivi des indicateurs

Activité ponctuelle :

• Participation aux manifestations organisées par le CCAS et le Pôle Séniors

Relations fonctionnelles Interlocuteurs internes :

Équipe du CCAS, le Pôle Séniors et l'ensemble des services de la ville

Interlocuteurs externes :

Les partenaires, les usagers et leurs familles

Moyens mis à disposition:

Outils bureautiques (dont logiciel DOMIFA) et téléphoniques

Conditions et contraintes d'exercice:

Poste à plein temps du lundi au vendredi (5 jours par semaine)

Lieux de travail : CCAS 8 rue Louis Pergaud

Lien très étroit avec le pôle séniors, l'équipe du CCAS et la direction du CCAS : reporting régulier

Travail en partenariat et transversalité indispensable

Assurer la continuité de service

Champ d'autonomie et de responsabilité:

Autonomie dans l'organisation du travail avec reporting

Capacités d'initiative en cas de situation d'urgence

Posture adaptée : bienveillance, discrétion, bon équilibre psychique

 Lien social et veille sociale

Indemnité de fonction mensuelle + prime annuelle + CIA

Tickets restaurants + participation employeur à la prévoyance maintien de salaire + COS

Qualifications nécessaires :

Avoir un profil et une posture adaptés à l'accueil et le renseignement du public, notamment les séniors et les personnes en difficultés sociales et/ou psychiques

Les Savoirs:

Bonne expression orale

Compétences rédactionnelles

Connaissance du secteur social et connaissance des partenaires de l'action sociale

Connaissance des différents publics et intérêt pour leur problématique :

Maîtrise de l'outil informatique

Sens du service public

Déontologie

Les Savoir-faire:

Capacité à gérer les situations difficiles

Savoir mettre en relation les intervenants et leur public

Capacités à organiser son travail dans la polyvalence des missions

Capacités à travailler en équipe et en réseau

Capacité à prendre des initiatives

Intérêt pour le travail administratif et les outils informatiques

Capacité à rechercher l'information

Les Savoir être:

Bienveillance et intérêt pour le lien social à l'égard des publics et notamment les publics vulnérables : compétences relationnelles

Avoir le sens de l'écoute tout en gardant une réserve sur avis personnel

Capacité d'adaptation

Force de proposition

Discrétion

Ponctualité