Agent d'accueil (H/F)

Wittelsheim, ville dynamique de 10500 habitants qui compte 120 agents au sein de ses services.

Labels « Terre de jeux 2024 », 2 lauriers « Ville Active & Sportive », 2 fleurs « Villes et Villages fleuris », 2 libellules « Commune nature ».

Sous l'autorité directe du Directeur général des services et de la Responsable du service état-civil- accueil- population, vous aurez en charge l’accueil physique et téléphonique des usagers et assurerez leur orientation vers les services compétents. Vous aurez également en charge l’établissement des cartes nationales d’identité (CNI) et des passeports.

Activités principales :

Assurer l’accueil physique et téléphonique du public :

• Accueillir le public avec amabilité
• Prendre des messages
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Adapter son intervention aux différents publics

Renseignement et orientation du public :

• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
• Orienter vers les personnes et services compétents
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Gérer un planning de prise de rendez-vous
• Présenter des documents d’information et de communication

Traitement du courrier :

• Réception et transmission du courrier entrant
• Collecte, réception, traitement des adressages insuffisants
• Dépôt du courrier sortant

Activités secondaires :

Etablissement des cartes nationales d’identité et des passeports

• Réceptionner les demandes de CNI et de passeports,
• Instruire les demandes
• Effectuer la saisie informatique sur la plateforme de l’Agence Nationale des Titres sécurisés

Qualifications nécessaires : Formation initiale et /ou expérience obligatoire dans le domaine de l’accueil/secrétariat

Savoirs et savoirs-faires:

• Maitrise des techniques d’accueil, règles de communication
• Savoir s’exprimer clairement et reformuler des demandes
• Connaître les techniques de régulation des flux
• Capacité à suivre une procédure formalisée
• Connaissances de l’organisation d'une collectivité territoriale
• Maitrise des bases de l’outil bureautique (Pack office, Outlook, teams, Internet)

Savoirs-êtres :

• Sens de l’écoute, de l’accueil et du conseil
• Patience et bienveillance
• Sens du service public
• Efficacité, réactivité et capacité d’adaptation
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées