Agent d'état civil (h/f)

PLACE DANS L’ORGANIGRAMME :

Sous l’autorité du responsable du Service Affaires Générales, Etat civil et élections

LIEU DE TRAVAIL :

Hôtel de ville

Place Charles de Gaulle

78510 Triel sur Seine

• Accueil physique et téléphonique du public
• Affaires générales :

Instruction des demandes de cartes nationales d’identité (CNI) ET des passeports biométriques :

Réception des dépôts demandes et retraits de titres sécurisés. Contrôle, instruction et suivi des requêtes. Saisie des dossiers sur le logiciel dédié et logiciel Excel.

Instruction des demandes de légalisation de signature, d’attestation d’accueil, de recensement militaire, de certificat de vie, d’attestation de résidence, etc.

• Recueillir, traiter et suivre les informations et dossiers nécessaires au fonctionnement du service
• État-civil : mission d’instruction d’actes d’État-civil (naissance, mariage, adoption, décès, etc.), de délivrance des livrets de famille et mise à jour des registres ; organisation des cérémonies ; … après contrôle et validation d’un officier d’état civil
• Préparation matérielle et administrative des dossiers de mariages.
• Funéraire : Contrôle, instruction et suivi des concessions funéraires et des demandes d‘autorisations afférentes. Contrôle et délivrance de diverses autorisations municipales.
• Élections : recevoir les inscriptions, radiations, changements d’adresse sur les listes électorales et mise à jour du fichier électoral. Préparer la révision des listes électorales avec la commission administrative. Préparation matérielle et suivi des scrutins.
• Participation ponctuelle :
• Au déroulement des cérémonies état civil en qualité de secrétaire,
• Au déroulement des scrutins,
• Au standard et à l’accueil de l’hôtel de ville.

Compétences et diplômes :

• Maitrise de la règlementation propre au service et suivi des évolutions juridiques et administratives des missions du service (réforme ; mise en place de nouvelle procédures ; etc.).
• Maîtrise parfaite de la langue française (expression, orthographe et grammaire)
• Savoir-faire : Maîtrise des outils informatiques précités et des textes juridiques en vigueur afférents aux missions.

Technique d’écoute et de régulation ; s’adapter aux urgences et à plusieurs missions parallèles ; sens de l’organisation ; anticiper sur les besoins ; capacité à communiquer avec un public varié, capacité à gérer des personnes agressives, devoir de confidentialité ; capacité à prendre du recul pour accueillir les familles endeuillées; sens de l’initiative ; travail en équipe.

-Savoir-être : sens de l’accueil, tenue et expression correctes, réactivité, adaptabilité, amabilité, patience, diplomatie et rigueur.