Agent-e des démarches administratives et citoyennes – spécialité administrative

Direction Générale Ville Émancipatrice

Direction de la Relation Citoyenne

Service Relations aux Usagers

Catégorie : C

Cadre d'emploi : Adjoint administratif

Fonction : Agent-e des démarches administratives et citoyennes – spécialité administrative

Temps de travail : 100.00 %

IFSE : GF1 : 250€ brut mensuel

NBI : 10.00

Lieu des postes de travail : 11 bd Jean Pain Hôtel de Ville - rez-de-chaussée

Le service Relations aux usagers est en charge de la délivrance de prestations régaliennes (état civil, élections, formalités, cimetières). Il s’inscrit dans une démarche d’évolutions, de transformations et de modernisation dans le cadre du projet de direction et du projet de gestion de la relation usagers.

Au sein de ce service, l’unité démarches administratives et citoyennes est composée de 21 agents.

Missions principales

Dans le domaine électoral

II / Elle accueille, informe les usagers (carte électorale, inscription sur les listes électorales, vote par procuration…) et réceptionne les dépôts de demandes d’inscription en mairie,

Il / Elle contrôle la conformité des demandes d’inscription sur les listes électorales et des procurations,

Il / elle saisit les inscriptions et changements d’adresse sur les listes électorales ainsi que les procurations dans le logiciel métier,

II / Elle prépare administrativement les scrutins,

Il / Elle participe à la bonne tenue des élections les journées de scrutins,

Il / Elle passe les commandes de matériels et impressions

Dans le domaine du recensement :

II I Elle coordonne plusieurs agents recenseurs pour suivre, contrôler et les accompagner dans leur travail de collecte,

Il / Elle traite les données du recensement : enregistrement des imprimés, suivi et réponses aux réclamations, opérations de clôture du recensement.

Dans le domaine de la démocratie participative :

II I Elle participe à la mise en œuvre des votations citoyennes,

Il / Elle contrôle le droit à voter pour le budget participatif.

Missions spécifiques

Accueil du public :

II / Elle accueille des usagers pour la réalisation des titres d’identité sécurisés : carte nationale d’identité et passeport

II / Elle accueille des usagers pour diverses formalités administratives, dont : attestations d’accueil, légalisations de signatures, copies conformes de documents, inscription sur la liste électorale, etc.

Activités Back Office, sans contact direct avec le public :

II / Elle assure le suivi des démarches administratives réceptionnées à l’accueil ou par mail (certificat de résidence, livre à parapher, etc)

II / Elle instruit les dossiers relatifs à la réglementation : ventes au déballage, syndicats professionnels, meublés de tourisme, etc.

II / Elle assure le traitement et le suivi des demandes entrantes usagers dématérialisées ou physiques (gestion des demandes par téléphone, courriers, etc)

Activités ponctuelles

II I Elle, dans le cadre du tirage au sort des jurés d’assises, envoie des courriers, réceptionne des réponses, et transmet au Tribunal les formulaires de réponse et les NPAI,

II I Elle peut être amené·e à apporter un appui aux missions menées au sein du service et contribuer à la vie de ce dernier.

Savoir-faire

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

Connaissance de l’environnement professionnel

Savoir-être :

Vous savez gérer et suivre une procédure, être méthodique

Vous savez gérer les situations de stress dans les périodes de pics d’activités

Vous savez communiquer avec tout type de public et vous avez le souci d’un accueil de qualité

Vous avez une capacité avérée à gérer les situations complexes ou conflictuelles avec le public de manière calme et constructive

Vous faites preuve de rigueur, de discrétion et êtes en mesure de garantir la confidentialité des informations collectées ou instruites,

Vous utilisez l’outil informatique (internet, intranet, utilisation logiciels métier, messagerie, outils bureautiques et de dématérialisation)

Vous avez le goût du travail en équipe