Assistant administratif chargé d'accueil, de gestion administrative et technique du bâtiment (h/f)

L’équipe de Silver innov est constituée de 5 personnes, qui ont en charge la gestion de bâtiment, l’animation et l’accompagnement des entreprises. Ainsi, le /la assistant(e) administratif(ive) travaillera aussi en transversalité avec les autres membres de l’équipe.

Le pôle accueil /administratif /technique est organisé en binôme étroit entre les deux personnes, qui ont des profils / compétences complémentaires et qui alternent sur deux postes de travail :

• poste installé à la borne d’accueil situé dans le hall du bâtiment,
• poste installé dans un bureau partagé.

Accueil physique et téléphonique

• Accueil et orientation des visiteurs, prestataires et livreurs,
• Prise et retransmission de messages téléphoniques,
• Gestion et distribution du courrier arrivé (postal et électronique), des recommandés, colis postaux et livraisons,
• Gestion de l’ouverture et de la fermeture de l’accueil, avec mise sous alarme,

Gestion administrative / Participation au fonctionnement de la structure, en binôme avec la deuxième chargée d’accueil et assistante administrative

• Rédaction et suivi de certains actes administratifs de Silver innov’ (courriers, convention d’hébergements des sociétés, convention de domiciliation, devis et convention de locations d’espaces, …)
• Suivi des marchés publics de Silver innov’ en lien avec le service Marchés de l’EPT Grand-Orly Seine Bièvre (assistance à la rédaction des parties concernant Silver innov’, ...)
• Gestion de l’installation et du départ des entreprises hébergées : gestion administrative des conventions, gestion des badges d’accès, état des lieux,
• Participation active à la communication de Silver innov : réseaux sociaux, site internet, réalisation de support de communication voire de petites vidéos,…( selon appétence)
• Participation au développement de l’offre évènementielle,
• Gestion des plannings de réservation des différents espaces (prise de réservation de salle de réunion, installation du matériel, …)
• Participation à la mise en place des événements organisés par Silver innov’
• Suivi logistique des manifestations organisées sur site,

Gestion technique du site / Participation au fonctionnement de la structure, en binôme avec la deuxième agente administrative

• Mise en place de matériel (téléphone, switch) lors de l’installation de sociétés et configuration simple,
• Suivi des contrats de prestataires (entretien et fonctionnement du bâtiment), ainsi que de leur bonne exécution
• Intervention de premier niveau en cas d’urgence et gestion des prestataires en cas de dysfonctionnement d’un équipement,
• Identification de prestataires potentiels si besoin, et analyse comparative de devis

• Compétences nécessaires

o Maitrise des outils informatiques et bureautiques,

o Maitrise des techniques de communication et d’accueil du public :

 Savoir s’adapter à son interlocuteur

 Aisance d’élocution face à un public varié

o Connaissances sur le fonctionnement et les missions d’une collectivité territoriale,

o Savoir travailler en équipe

o Savoir faire preuve d’initiative, d’organisation et d’autonomie,

o Savoir s’adapter aux nécessités de services et aux manifestations