Assistant de direction du DGS (h/f)

Vos missions seront sous la responsabilité du directeur général des services :

1- Traitement de l'information et des dossiers physiques ou électroniques :

• Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe.
• Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services.
• Transmettre les documents dans les délais.
• Intervenir si besoin en appui sur les dossiers.
• Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents : comptes rendus, rapports, e-mails.

2- Planification et suivi de l'activité

• Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de l'établissement.
• Gérer l'agenda du DGS et de la présidente, planifier, organiser et suivre les rendez-vous.
• Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels).

3- Accueil et premier niveau de renseignement physique et/ou téléphonique des élus, partenaires et du grand public.

• Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
• Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d'importance.
• Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l'interlocuteur vers le collaborateur ou le service compétent.
• Garantir la confidentialité.

4- Constitution de dossiers, classement et archivage de documents

• Traiter les flux de courriers entrants et sortants, notamment via l'outil dédié.
• Recevoir et réorienter les courriers électroniques.
• Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire.
• Assembler, trier, classer et archiver des documents.
• Synthétiser et présenter des informations.
• Identifier les sources de documentations.
• Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire

Savoir

• Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales
• - Maîtrise des techniques d'assistanat de direction
• - Techniques d'expression orale et écrite
• - Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
• - Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc
• . - Maîtrise des procédures administratives
• - Connaissance de l'environnement public
• - Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi

Savoir-faire

• Organiser d'agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités
• Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d'activité
• Maitrise de l'ensemble des outils Office 365
• Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
• Capacité à travailler en équipe
• Très bonne capacité de rédaction et de synthèse

Savoir-être :

• Très bonne expression orale
• Très bon sens de l'organisation, esprit d'initiative et autonomie, Engagement, disponibilité
• Rigueur, fiabilité et discrétion
• Esprit d'initiative, proactivité
• Réactivité et capacités d'adaptation
• Organiser, gérer, anticiper
• Evaluer des informations