ASSISTANT DE DIRECTION/GESTION F/H

Pourquoi nous rejoindre ?

Blagnac avec ses 27 000 habitants est une des communes les plus attractives de la métropole toulousaine. Limitrophe de la ville centre et bordée par la Garonne, elle offre un cadre de vie exceptionnel, alliant un cœur de ville animé, une zone commerciale dynamique et des espaces naturels. La ville offre un haut niveau de services publics ; elle comprend de nombreux équipements culturels et sportifs avec notamment un conservatoire, une média-ludothèque, une salle de spectacle « Odyssud » à rayonnement régional ainsi qu’une patinoire, une piscine équipée d’un bassin nordique et de nombreux gymnases et terrains de sport.

Le Conseil Municipal est composé de 35 élus qui siègent plusieurs fois par an à l’Hôtel de Ville.

Le Directeur Général des Services anime un collectif de direction, composé de 3 Directeurs Généraux Adjoints, et du Cabinet.

Le secrétariat du Cabinet, mutualisé Cabinet/DGS/DGA, est composé de 4 assistant(e)s de direction/gestion. Il joue un rôle central : véritable lien entre la population et les élus, il contribue à apporter une aide permanente en termes d’organisation, de gestion administrative et de communication.

Placé(e) sous l’autorité du Cabinet du Maire, vous serez en support pour la Direction Générale, et en lien avec les directeurs/trices des 18 directions de la Collectivité, le secrétariat veille également à la fluidité des informations et au fonctionnement général de l’Administration.

Quelles seront vos missions ?

Activités principales :

• Accueil physique et téléphonique du Cabinet mutualisé Cabinet/DGS/DGA,
• Suivi, enregistrement et diffusion des courriers du Cabinet mutualisé sur Post Office.
• Secrétariat des Elus :
• Suivi de plusieurs agendas : agenda des représentations de Monsieur le Maire avec les élus, agenda des mariages en lien avec les élus notamment,
• Suivi du tableau des permanences des élus.
• Astreintes des cadres :
• Suivi du tableau des astreintes,
• Mise à jour du guide.

En l’absence de collègues et d’une manière générale, vous serez amené(e) également à assurer les missions suivantes :

• Suivi de la gestion des temps du DGS et des DGA sur le logiciel de temps Chronos (saisie de congés, régularisations d’absences, etc…),
• Établissement des bons de commandes, en lien avec le Centre Comptable Mutualisé,
• Organisation des réunions (réservation de salles, invitations Outlook, …),
• Gestion de la logistique et de la mise en place des rendez-vous en visioconférence.

Qui recherchons-nous ?

Nous recherchons un profil disposant d’une formation supérieure en administration, gestion ou assistanat, et justifiant d’une expérience sur un poste similaire, idéalement en collectivité territoriale.

Vous vous distinguez par d’excellentes qualités rédactionnelles et organisationnelles, un grand sens de la confidentialité et de réserve, ainsi qu’une forte réactivité et une capacité d’adaptation et d’anticipation. Polyvalent(e), rigoureux(reuse), vous êtes force de proposition.

À l’aise avec les outils bureautiques, vous faites preuve d’un excellent relationnel et appréciez le travail en équipe. La connaissance de logiciels métiers (Grand Angle, Chronogestor, Post Office…) serait un plus.

Votre environnement et conditions de travail ?

• Poste permanent à temps complet sur 5 jours
• Amplitude horaire : 8h30 – 18h00 (fonctionnement par roulement)
• Télétravail possible (1 jour sous réserve de nécessité de service et accord de la responsable)
• Travail en open-space
• 40 jours de repos (25 CA + 13 RTT + 2 jours supplémentaires sous condition)
• Possibilité d’ouvrir un CET (ou de reprendre le vôtre si vous êtes déjà fonctionnaire)

Ce que nous vous offrons ?

• Accès à une offre de formation variée
• La possibilité de souscrire les tickets restaurants
• Affiliation au CNAS (Comité National d’Action Sociale) prise en charge par la Ville
• Inscription au COS (Comité des Œuvres Sociales) non obligatoire 10€/an
• Protection sociale complémentaire : participation financière de la Ville de Blagnac à tout agent souscrivant un contrat individuel labellisé en santé et en prévoyance (si vous adhérez au contrat groupe pour le volet prévoyance)
• Transport en commun : prise en charge à hauteur de 75% des titres d’abonnements aux transports public pour les déplacements domicile-travail.
• Forfait mobilité durable : versement pouvant aller jusqu’à 300€, si vous utilisez un vélo, le covoiturage, une trottinette, un gyropode, … selon le nombre de jours d’utilisation sur une année civile, pour les trajets domicile travail
• Dispositif « Je dis sport » : 1h30 par semaine de sport comptabilisé sur le temps de travail,
• Possibilité d’intégrer l’Aîkido Club Corpo : adhésion annuelle de 40€ à 60€ selon la catégorie A, B ou C
• Tarifs préférentiels : application des tarifs préférentiels, destinés aux résidants Blagnacais, aux agents de la ville et du CCAS de Blagnac et ce, quel que soit leur lieu de domiciliation, pour l’accès aux services municipaux