Assistant de Direction – Maison de Chateaubriand (h/f)

Votre rattachement

Au sein du pôle attractivité, culture et territoire, la direction des archives départementales met en œuvre la politique du Département en matière de collecte, de conservation et de valorisation du patrimoine écrit lié au territoire (36 km de collections constitués par les archives publiques des services départementaux, des services et établissements de l’État local, des officiers publics et ministériels, des organismes de droit privé chargés d’une mission de service public, des archives privées données ou déposées au Département). Elle assure également la conservation de trois bibliothèques patrimoniales et spécialisées. Proposant une offre culturelle riche, notamment à destination des publics scolaires ou éloignés de la culture, elle s’est récemment dotée d’un nouveau site internet et d’un portail pour les bibliothèques et travaille au développement d’un système d’archivage électronique.

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.

La Maison de Chateaubriand, site culturel majeur du Département des Hauts-de-Seine, recherche un·e assistant·e de direction pour accompagner la directrice et l’équipe dirigeante dans le pilotage, l’organisation et la coordination du service.

Au sein d’une équipe de 24 agents engagés, vous serez au cœur du fonctionnement administratif, de la circulation de l’information et du soutien opérationnel aux activités culturelles du site.

Vos missions principales :

1. Assister la direction dans son organisation et ses missions

Vous êtes un véritable appui stratégique et opérationnel :

• Gestion d’agenda, organisation de réunions, préparation des dossiers ;
• Organisation des déplacements ;
• Rédaction et diffusion des comptes rendus ;
• Accueil physique et téléphonique, rôle d’interface entre la direction et les équipes ;
• Mise en forme de documents (courriers, notes, tableaux, présentations) ;
• Suivi des parapheurs, fiches projet et dossiers transversaux.

2. Coordonner la circulation d’information et le suivi de l’activité du service

• Suivi des validations, signatures, commissions et circuits institutionnels ;
• Gestion des courriers physiques et dématérialisés ;
• Diffusion de l’information en interne ;
• Mise en forme et actualisation des tableaux de bord et rapports d’activité ;
• Archivage et mise à jour des dossiers.

3. Gérer les services généraux et la logistique interne

• Gestion de la messagerie, du courrier, des commandes et des fournitures ;
• Soutien aux nouveaux arrivants (matériel informatique, outils de communication) ;
• Coordination avec les services techniques et informatiques ;
• Organisation logistique des réunions internes.

4. Participer au suivi administratif des ressources humaines

• Suivi des absences, astreintes, heures supplémentaires ;
• Accueil administratif des nouveaux agents ;
• Préparation des dossiers de stagiaires ;
• Appui aux campagnes RH (entretiens professionnels, promotions, recrutements…).

Votre profil :

• Adjoint administratif territorial titulaire ou à défaut contractuel avec au moins une année d'expérience professionnelle sur un poste similaire.

Savoirs

• Fonctionnement des collectivités locales et procédures administratives ;
• Techniques de secrétariat, gestion administrative et organisation ;
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métier (Pack Office, Octime, Neeva…).

Savoir-faire

• Planification, organisation et gestion simultanée de dossiers ;
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs ;
• Conception de tableaux de bord ;
• Accueil et orientation fiable des interlocuteurs.

Savoir-être

• Sens de l’organisation, rigueur et fiabilité ;
• Réactivité, polyvalence, discrétion et confidentialité ;
• Aisance relationnelle, esprit d’équipe et capacité d’initiative ;
• Adaptabilité face à la diversité des sollicitations.

Votre lieu de travail :

Domaine départemental de la Vallée-aux-Loups

À Châtenay-Malabry, vous travaillerez au domaine départemental de la Vallée-aux-Loups réunissant un parc et le musée de la maison de Châteaubriand, lieu de mémoire et de création. Lieu magique traversé par le ru d'Aulnay, le domaine est une invitation au romantisme à l'abri de l'urbanisation environnante. Propriété du Département, il abrite une faune et une flore variées ainsi que de nombreux équipements et espaces de jeux. Il bénéficie du label Eve®, "espace végétal écologique", pour sa gestion environnementale exemplaire et du label « Jardin remarquable ».

Le domaine est accessible par les transports.